איך רותמים את ההנהלה להאקתון ארגוני?

רתימת ההנהלה להאקתון ארגוני היא התהליך שבו הדרג הבכיר מתחייב, לפני שנפתחת ההרשמה, להחלטות שיקבעו מה יקרה לפרויקטים של העובדים: המטרה העסקית, הכללים, הזמן שהעובדים מקבלים, ספונסר בשם ומסלול החלטה לזוכים. אישור של תאריך ותקציב עוד לא מבטיח אף אחת מהן. ב-BLEE Hackathons עובדים עליהן מול ההנהלה בשלב הראשון של התהליך, כי כל החלטה שנשארה פתוחה תחזור ביום שאחרי, מול עובדים שכבר השקיעו.

מה ההנהלה מרוויחה מהאקתון ארגוני?

הנהלה שמריצה האקתון ארגוני מקבלת עובדים שנרתמים למהלך שהיא רוצה לקדם, התנגדויות שעולות מוקדם ובמסגרת שאפשר לעבוד איתה, ובדיקה של החלטה ניהולית מול האנשים שפוגשים את השטח כל יום. כך מנסחים ב-BLEE Hackathons את התשובה, ומשם ממליצים לפתוח את השיחה עם ההנהלה.

רוב היוזמים פותחים דווקא מהפורמט: יום, צוותים, מנטורים, גמר. מנכ"ל שעומד לצאת למהלך אסטרטגי מחפש משהו אחר, דרך לבדוק שהכיוון מחזיק, ושהאנשים שיצטרכו לבצע אותו ירגישו שהוא גם שלהם. הבקשה עצמה ממוקדת יותר ממה שנדמה לו: בתיק של BLEE קהל היעד החציוני הוא כ-250 איש, בארגונים של אלפי עובדים. ההנהלה מתבקשת לשחרר קבוצה מוגדרת, ומה שיקרה לרעיונות של הקבוצה הזאת יישמע בשאר הארגון.

על מה ההנהלה צריכה להתחייב לפני האקתון?

לפני האקתון ארגוני ההנהלה צריכה להתחייב לחמישה דברים: מטרה עסקית, כללים, זמן לעובדים, ספונסר בשם ומסלול החלטה לפרויקטים הזוכים. ב-BLEE Hackathons אנחנו ממליצים לסגור את כולם לפני שנפתחת ההרשמה, מפני שמהרגע שעובד נרשם, הארגון כבר הבטיח לו שהזמן שלו ייחשב.

1. מטרה עסקית. שאלה אחת שאפשר לבדוק בסוף התהליך, בניסוח שהדרג הבכיר מוכן לעמוד מאחוריו. מכאן ממשיכים אל איך בוחרים אתגר להאקתון, ושם היא הופכת לאתגר שאפשר לעבוד עליו.

2. כללים. אילו נושאים פתוחים, אילו סגורים, ומה פרויקט צריך להוכיח כדי שיתייחסו אליו ברצינות. גבול שנאמר בפתיחה מתקבל אחרת מגבול שמתגלה בגמר.

3. זמן לעובדים. בתיק של BLEE האירוע הוא בחציון יום אחד של כ-10 שעות ברוטו, ובצד הארגון עובד עליו צוות פנימי של 3-5 אנשים. ההנהלה צריכה לומר במפורש שזה זמן עבודה, ולא להשאיר את זה לשיקול של כל מנהל.

4. ספונסר בשם. דמות בכירה אחת עם סמכות ותקציב, שהעובדים יודעים מי היא עוד לפני שהם נרשמים. עוד על התפקיד במדריך האקתון שמשפיע לאורך זמן בארגון.

5. מסלול החלטה. מי מכריע בכל פרויקט שהגיע לגמר, מי חותם, ועד מתי כל צוות מקבל תשובה.

את הסעיף החמישי קל לדחות, כי ביום האישור הוא נראה רחוק. ב-BLEE Hackathons מגדירים מראש איך צריך להיראות פרויקט, מה הוא צריך להוכיח ומי צריך לחתום עליו, וכשפרויקט צריך לעבור רגולטור פנימי אנחנו מפיקים לפעמים חותמת פיזית ודף חתימות לכל צוות.

הספירה שכדאי להציג להנהלה בסוף היא כמה פרויקטים הגיעו בפועל לתוכנית עבודה. כך היא נראית בהאקתון ISCAR BOOST, שהרצנו ב-BLEE Hackathons ביולי 2026: 14 מתוך 17 הפרויקטים שהוצגו בסוף נכנסו ישירות לתוכניות העבודה.

מה קורה כשההנהלה אומרת כן לאירוע ומשאירה את הסעיפים האלה פתוחים? היום עצמו יעבור יפה. השאלה תגיע בשבועות שאחריו, מהעובדים, ומי שיצטרך לענות עליה הוא בדרך כלל מי שיזם את ההאקתון, בלי תשובה ביד.

את מי מההנהלה צריך לרתום להאקתון, ומתי?

להאקתון ארגוני רותמים קודם את הספונסר, לפני שנקבע תאריך, ואחריו את מחזיקי התקציב, את הגורמים המאשרים ואת מנהלי הביניים שהעובדים שלהם ישתתפו. ב-BLEE Hackathons ממליצים להתחיל את הסבב בתחילת 2-3 חודשי התכנון, כדי שכל מי שצריך לאשר יגיד את שלו עוד לפני שההרשמה נפתחת.

כדאי לעבור אצלם בסדר הזה:

1. הספונסר, בשיחה אישית. לפני כל מצגת רחבה. שם אפשר לשמוע מה מטריד אותו באמת, ולנסח איתו את השאלה העסקית.

2. מחזיקי התקציב. מי שפרויקט זוכה ינחת ביחידה שלו צריך להיות שותף לניסוח האתגר, כי אחרת הוא יפגוש את הרעיון בפעם הראשונה כשכבר מבקשים ממנו משאבים.

3. הגורמים המאשרים. המחלקה המשפטית, מערכות מידע, הרגולציה הפנימית: כל מי שבלעדיו פרויקט לא יכול לצאת לדרך. הדרישות שלהם נכנסות לכללים.

4. מנהלי הביניים. הם אלה שמשחררים אנשים ליום שלם, והם גם הדרג שהאקתון עלול להיראות לו כמו עקיפה. מנהל ששמע על ההאקתון מהמייל הכללי, יחד עם העובדים שלו, יתקשה לגלות התלהבות.

לרוב מוביל את הסבב הזה אדם ממשאבי אנוש או מצוות החדשנות, והוא מגיע לחלק מהשיחות כמי שמבקש טובה. קל לו יותר כשהספונסר פותח לו את הדלת.

מה מציגים להנהלה כדי לקבל אישור להאקתון?

כדי לקבל מההנהלה אישור להאקתון מציגים עמוד אחד: השאלה העסקית, מה הארגון ירוויח, מה נדרש מההנהלה ומה יקרה לפרויקטים ביום שאחרי. ב-BLEE Hackathons ממליצים לצרף סדר גודל מתהליכים קודמים, כדי שהמנהל יראה על מה הוא חותם: בתיק של BLEE בדרך כלל כ-70 אחוז מהנרשמים מגיעים, ובגמר עולים בחציון 7 פיצ'ים.

הנטייה הטבעית היא לבנות מצגת על האקתונים, עם תמונות מאירוע של ארגון אחר. מנהל בכיר קורא מצגת כזאת כבקשה להוציא עובדים מהעבודה. עמוד שנפתח בשאלה שכבר מעסיקה אותו נקרא אחרת, ובמיוחד הסעיף שיוזמים נוטים לדלג עליו: מה בדיוק מבקשים ממנו, אילו החלטות ובאילו מועדים. מנהלים בכירים עונים בקלות רבה יותר על בקשה שיש לה גבולות.

כדאי להביא גם תשובה לשאלה איך יידעו שזה הצליח. מדדים שההנהלה הסכימה עליהם מראש שווים יותר מכל תמונה, והמדריך איך מודדים הצלחה של האקתון ארגוני עוזר לבחור אותם. בסוף העמוד מבקשים דבר אחד, שם של ספונסר.

מה עושים כשמנהל בכיר לא מאמין בהאקתון?

מול מנהל בכיר שלא מאמין בהאקתון מבררים מה בדיוק מפריע לו, ואת התשובה הופכים לקריטריון. מי שחושש שהרעיונות לא יהיו ישימים מתבקש להגדיר מה פרויקט צריך להוכיח לו. ב-BLEE Hackathons אנחנו ממליצים לתת לספקן תפקיד, בניסוח הכללים או בפאנל השיפוט, כי מי שקבע את הרף מתקשה לטעון אחר כך שהתהליך לא היה רציני.

ההתנגדויות חוזרות על עצמן, ולכל אחת יש תשובה שונה:

• "זה יום עבודה שהולך לאיבוד." בתיק של BLEE, בחציון כ-13 צוותים עובדים באותו יום על שאלה שההנהלה בחרה בעצמה. שווה לשים את זה מול השאלה כמה זמן היא כבר פתוחה בארגון.

• "כבר עשינו האקתון ויש לנו גיליון של רעיונות." החשדנות מוצדקת, כי רעיון לבדו שווה מעט. כאן התשובה היא הסעיף החמישי, ההגדרה המוקדמת של מה ייחשב פרויקט ומי חותם עליו.

• "העובדים לא רואים את התמונה הגדולה." לפעמים נכון, ולכן הכללים וחומרי הרקע נכתבים מראש. ומצד שני, הידע שהעובדים מחזיקים מהשטח הוא הסיבה שמריצים האקתון מלכתחילה.

• "זה ייצור ציפיות." זה יקרה. ההנהלה צריכה להחליט מראש אם היא מוכנה לעמוד בהן.

ולפעמים הספקן צודק. כשאין שאלה עסקית שמישהו בכיר רוצה תשובה עליה, או שאף אחד לא מוכן לקחת על עצמו החלטה ביום שאחרי, ההמלצה של BLEE Hackathons היא לדחות. עובדים שהשקיעו יום בתהליך שאף אחד לא התכוון להמשיך זוכרים את זה בפעם הבאה שמבקשים מהם משהו.

מה התפקיד של ההנהלה ביום ההאקתון?

ביום ההאקתון ההנהלה פותחת בדברים קצרים על הסיבה שהאתגר חשוב ועל מה שיקרה לפרויקטים, חוזרת לגמר, ואומרת בסופו מה הלאה. ההמלצה של BLEE Hackathons היא להושיב את הספונסר בפאנל השיפוט, שמונה בתיק של BLEE בחציון 9 שופטים, כדי שמי שיצטרך להחליט ישמע את הפיצ'ים בעצמו.

משתתפים באולם, האקתון הקוונטים, ספטמבר 2026

העובדים רואים מי נשאר לשמוע אותם, ולכן הנוכחות בגמר אומרת יותר מכל נאום פתיחה. מי שרוצה לעבור בין השולחנות באמצע היום מוזמן, כל עוד הוא בא לשאול. מנהל בכיר שמציע לצוות את הפתרון הנכון סוגר לו את הדיון, גם בלי להתכוון.

בסוף היום הצוותים שומעים מההנהלה מי יחזור אליהם ועד מתי, כולל אלה שלא זכו. מכאן עובדים מבינים אם לקחו אותם ברצינות.

האם אפשר לרתום את ההנהלה בלי חברה חיצונית?

כן. ארגון יכול להריץ לבד האקתון פנימי קטן שמתמקד באתגר יחיד, בעיקר כשמנהל בכיר כבר רוצה אותו. כשהאתגר נוגע בכמה יחידות, או כשהפרויקטים צריכים להגיע לתוכניות העבודה, ב-BLEE Hackathons ממליצים לעבוד עם חברה שהאקתונים הם המקצוע שלה. לזכותנו מעל 150 תהליכי האקתון מאז 2016.

חברה שעושה רק את זה, שנים, ועברה בארגונים מסוגים רבים, ראתה כבר הרבה סוגי אתגרים והרבה בעיות פנים ארגוניות. מול הנהלה זה אומר שהיא יודעת איפה התחייבות כזאת נתקעת: בין שתי יחידות, אצל מחזיק תקציב שלא היה בשיחה, או בנושא שאף אחד לא רוצה לפתוח.

יש עוד הבדל. כשמוביל פנימי מבקש מועד החלטה, הוא מבקש אותו ממי שמעליו. כשגורם חיצוני שואל מי חותם, זו שאלה מקצועית. ב-BLEE Hackathons השיחה הזאת מתנהלת מול ההנהלה כבר בשלב האסטרטגיה, ומי שעדיין מתלבט ימצא את ההשוואה המלאה במדריך האקתון פנימי: להריץ לבד או עם חברה חיצונית.

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין אישור של ההנהלה לרתימה של ההנהלה?

אישור הוא הסכמה לתאריך ולתקציב של האירוע. רתימה היא התחייבות למטרה, לכללים, לזמן, לספונסר ולמסלול החלטה. מבחן פשוט שאנחנו ממליצים עליו ב-BLEE Hackathons: האם מישהו בכיר כבר אמר מי יחליט על הפרויקטים שיגיעו לגמר?

בארגון של כמה מאות עובדים, מי צריך לאשר האקתון פנימי?

בארגון בגודל כזה המנכ"ל יכול להיות בעצמו הספונסר, ואפשר לסגור את חמש ההתחייבויות בשיחה אחת עם הנהלה מצומצמת. ההתחייבויות עצמן זהות לאלה של ארגון גדול. ב-BLEE Hackathons ממליצים לקיים את השיחה הזאת לפני שקובעים תאריך.

כמה זמן של ההנהלה דורש האקתון?

הזמן מתרכז בשני הקצוות של תהליך שנמשך ב-BLEE Hackathons כעשרה שבועות: ההחלטות שלפני ההרשמה, והגמר עם מה שנקבע בעקבותיו. ביום עצמו ההנהלה לא צריכה לשבת מהבוקר עד הערב. מי שצריך להקדיש יותר הוא הספונסר.

מה עושים אם ההנהלה אישרה את ההאקתון אבל לא מינתה ספונסר?

דוחים את פתיחת ההרשמה עד שיש שם. בלי ספונסר אין מי שיקבל את הפרויקטים ביום שאחרי, והעובדים יזהו את זה מהר. ההמלצה של BLEE Hackathons: להחזיק את ההאקתון בשלב התכנון עד שהשם סגור, גם במחיר של הזזת התאריך.

ב-BLEE Hackathons נשמח לעבור איתכם על חמש ההחלטות האלה עוד לפני השיחה הראשונה עם ההנהלה.