האקתון פנימי: להריץ לבד או עם חברה חיצונית?

האקתון פנימי הוא האקתון שהמשתתפים בו הם עובדי הארגון. אפשר להריץ אותו בשתי דרכים: לבד, בכוחות הארגון, או עם חברה חיצונית שמחזיקה את התכנון מקצה לקצה, מניסוח האתגר ועד ההטמעה של התוצרים. ההשוואה בין שתי הדרכים נעשית כמעט תמיד לפי עלות. מה שמפריד ביניהן בפועל הוא מי אחראי על שני השלבים שאין להם בעלים טבעי בארגון.

המאמר מרכז את ההחלטה עצמה: מה ארגון קונה כשהוא מביא גוף חיצוני, מתי נכון לו להריץ לבד, אילו שלבים נופלים בין הכיסאות בהרצה עצמאית, ואיך משווים עלות בין שתי הדרכים בלי להשוות תפוחים לתפוזים. למי שמתחיל מהבסיס, כדאי לקרוא קודם מה זה האקתון וכיצד נראה התהליך.

מתוך Hack the Road, האקתון שהרצנו עבור Oracle.

מה ההבדל בין האקתון שמריצים לבד להאקתון עם חברה חיצונית?

ההבדל אינו בשאלה מי עומד על הבמה ביום האירוע. תהליך האקתון מלא בנוי מחמישה שלבים: אסטרטגיה ותוכן, איסוף רעיונות ובניית צוותים, הכנה, האירוע עצמו, ואחריו הערכה מחדש והטמעה בתוכניות העבודה. הרצה עצמאית מכסה כמעט תמיד את השלישי והרביעי היטב, ואת הראשון והחמישי כמעט לא. ב-BLEE Hackathons אנחנו מחזיקים את חמשת השלבים כיחידה אחת, מפני שהראשון והחמישי הם שקובעים אם נשאר בארגון ערך עסקי, ואם העובדים שהשקיעו יומיים ירגישו שלקחו אותם ברצינות וכיבדו את הזמן שלהם.

זו גם הסיבה שהשוואה בין הצעות נוטה להטעות. ארגון שמשווה את העלות של הרצה עצמאית לעלות של גוף חיצוני משווה לרוב את השלב הרביעי בלבד, שהוא החלק הקטן והזול של התהליך.

יש כאן הבחנה נוספת שכדאי להכיר, והיא הפחות מוכרת. הפקת האקתון היא הצד הלוגיסטי: מקום, ציוד, רישום, לוחות זמנים וצוות הפעלה. ארגון האקתון הוא תכנון התהליך. שני אלה הם מקצועות שונים, ואפשר לקנות כל אחד מהם בנפרד. מי שקונה הפקה ומצפה לתוצאה של ארגון יקבל יומיים מסודרים להפליא סביב אתגר שנוסח לא נכון. זו גם הסיבה שכדאי לבדוק מול מי יושבים. חברה שמתמחה בהאקתונים שנים ארוכות ועברה דרך מאות ארגונים מזהה אתגר שנוסח רחב מדי עוד לפני שהוא נכנס לתכנון, וזה בדיוק מה שאי אפשר לקנות מספק שמגיע מעולם ההפקה.

מה ארגון באמת קונה כשהוא מביא גוף חיצוני?

הוא קונה בעלות על ניסוח האתגר ועל היום שאחרי. אלה שני השלבים שדורשים עבודה מול בעלי עניין בכיר, עמידה מול מחלוקות פנימיות, והחזקה של תהליך לאורך שבועות אחרי שהאירוע נגמר והתשומת לב עברה הלאה. תהליך מלא נמשך בסביבות עשרה שבועות, מתוכם ההאקתון עצמו הוא יומיים, וכל השאר יושב בדיוק בשני השלבים האלה.

הדבר השני שנקנה שם קשה יותר לתמחר, והוא חוסר תלות. מי שמנסח אתגר מתוך הארגון מנסח אותו בתוך מה שמקובל להגיד בארגון הזה. הוא יודע אילו נושאים לא באמת פותחים, אילו יחידות לא מסתדרות, ואיזו תשובה ההנהלה כבר מצפה לקבל. הידיעה הזאת מועילה בכל תפקיד אחר, ובניסוח אתגר היא מצמצמת אותו.

הדבר השלישי הוא הרבה פחות מרשים וחשוב לא פחות: זמן של מישהו. השלבים שלפני ואחרי דורשים עשרות שעות שנופלות בדרך כלל על מי שממילא עסוק במשרה מלאה אחרת. זה מה שנשחק ראשון כשהלוח מתמלא.

הדבר הרביעי הוא ניסיון מצטבר. חברה שמריצה האקתונים שנים ארוכות וראתה מאות ארגונים כבר פגשה את רוב סוגי האתגרים ואת רוב הסוגיות הפנים ארגוניות שצפות באמצע הדרך, ולכן היא מזהה אותן מוקדם ולא כשהן כבר עולות למחיר. זה הפרמטר הראשון שכדאי לבדוק כשבוחרים עם מי לעבוד. על מה עוד כדאי לשאול גוף חיצוני לפני שסוגרים כתבנו באיך בוחרים חברת האקתונים.

מתי נכון להריץ האקתון לבד?

כשהאתגר טכני וממוקד, המשתתפים הם עשרות בודדות באתר אחד, והמטרה היא חוויה, למידה או גיבוש. במקרה כזה ארגון יכול וצריך להריץ לבד, וזה בסדר גמור. תנאי מעשי נוסף: שיש בארגון מישהו שכבר הריץ תהליך כזה בעבר, והוא פנוי אליו באמת ולא בין ישיבה לישיבה.

הרבה ארגונים מגלים שהם עומדים בשלושת התנאים הראשונים ונופלים על הרביעי. זה לא כישלון תכנוני, זו פשוט העלות האמיתית של הרצה עצמאית, והיא מופיעה בלוח הזמנים של אדם אחד ולא בתקציב.

המבחן שאנחנו מציעים ב-BLEE Hackathons למי שמתלבט הוא לא גודל האירוע. השאלה היא איזה ערך עסקי אמור להישאר בארגון חודשיים אחרי. אם התשובה היא שהתוצרים יוצגו ויישארו במצגת, הרצה עצמאית תעשה את העבודה. אם התשובה היא שהם אמורים להגיע לשולחן שבו מחליטים על תקציב, רוב העבודה יושבת בשלבים שהרצה עצמאית נוטה לדלג עליהם.

אילו שלבים אין להם בעלים טבעי בארגון?

שניים, ושניהם נמצאים בקצוות. ניסוח האתגר, שקורה שבועות לפני האירוע, וההטמעה, שקורה שבועות אחריו. בשלב הראשון עוד אין אירוע ולכן אין תחושת דחיפות, ובשלב השני האירוע כבר נגמר ולכן אין תשומת לב. בתהליך שהרצנו ב-BLEE Hackathons עבור Snyk, הרכבת הצוותים לבדה התחילה שלושה שבועות לפני יום האירוע.

צוות בעבודה על אתגר. Hack the Road, האקתון שהרצנו עבור Oracle.

בפועל זה נראה כך. את ניסוח האתגר מתחיל מישהו ממשאבי אנוש או מיחידת החדשנות, הוא מריץ אותו מול שניים או שלושה בעלי עניין, מקבל שלוש תשובות שונות, ואז בוחר את הניסוח שהכי פחות שנוי במחלוקת. הניסוח הזה כמעט תמיד רחב מדי, מפני שרוחב הוא מה שמאפשר לכולם להסכים.

ההטמעה נשברת אחרת. שם השאלה היא מי יושב בישיבת הסיכום, והתשובה נקבעת בדרך כלל לפי מי היה פנוי לתאם אותה. ישיבה שמורכבת מהאנשים שליוו את התהליך תסכם אותו יפה ותיעצר שם, מפני שאיש מהם אינו מחזיק את התקציב שנדרש לשלב הבא. מי שמתכנן את התהליך צריך להיות מסוגל לדרוש נוכחות של מחזיקי תקציב בישיבה הזאת חודשים מראש, וזו דרישה שקל יותר להגיש מבחוץ.

הרחבנו על ניסוח האתגר באיך בוחרים אתגר להאקתון, ועל ההטמעה בהאקתון שמשפיע לאורך זמן בארגון.

האם אפשר לשלב בין השניים?

כן, וזו אחת האפשרויות. אחת הצורות היא ליווי בשלב ניסוח האתגר ובתכנון התהליך, כשהארגון מריץ את יום האירוע בכוחות עצמו. זו לא ברירת המחדל והיא לא מתאימה לכל ארגון. היא עובדת כשיש ביטחון עצמי גבוה ביכולת הביצוע בפועל, בדרך כלל בארגון שכבר הריץ האקתון בעבר. ארגון שלא נמצא שם ישלם על הפער ביום שבו כבר אין זמן לתקן.

התנאי היחיד שכדאי לקבוע מראש הוא איפה עובר הגבול, ובעיקר מי אחראי על שלב ההטמעה. זה השלב שהכי קל להשאיר לא מוגדר, ובדיוק בגללו נשכר גוף חיצוני מלכתחילה. מה שקורה כשמדלגים על זה מתואר במה קורה כשמפיקים האקתון לבד.

יש גם כיוון הפוך שלגיטימי לבקש: להביא גוף חיצוני לסבב הראשון במטרה מוצהרת להישאר עם השיטה בבית. כדאי להעלות את זה בשיחה הראשונה, מפני שהוא משנה מה מתועד לאורך הדרך ובאיזה פורמט.

איך משווים עלות בין הרצה עצמאית להרצה עם חברה?

מוסיפים לצד העצמאי את מה שאינו מופיע בתקציב. שעות של אנשים פנימיים לאורך כעשרה שבועות, זמן ההנהלה שנדרש לניסוח האתגר, והעלות של סבב שני במקרה שהראשון לא ייצר ערך שאפשר להצביע עליו. ההשוואה שמופיעה ברוב הדיונים מעמידה הצעת מחיר חיצונית מול אפס, וזה כמעט אף פעם לא המספר הנכון.

השוואה הוגנת יותר שואלת מה קורה בתרחיש הגרוע בכל צד. בהרצה עצמאית שנכשלה הארגון שילם בשעות ובאמון של העובדים, וזה השני שיקר יותר. עובדים שהקדישו יומיים להאקתון שלא יצא ממנו כלום מסיקים שלא כיבדו את הזמן שלהם, והם מגיעים לפעם הבאה עם ציפייה נמוכה. ההשקעה הראשונה שנדרשת בסבב הבא היא לפרק את הציפייה הזאת.

שאלות נפוצות

האם זול יותר להריץ האקתון לבד?

בתקציב, כן. בעלות הכוללת, תלוי במה שאמור לצאת מהתהליך. האקתון שמטרתו חוויה או גיבוש הוא לרוב גם הזול וגם הנכון להרצה עצמאית. האקתון שנועד לייצר ערך עסקי שייכנס לתוכנית עבודה צורך עשרות שעות של אנשים בכירים לאורך כעשרה שבועות, והשעות האלה אינן מופיעות בשום שורת תקציב.

מי צריך להוביל האקתון שמריצים לבד?

מישהו שיש לו גישה לבעלי העניין הבכירים וגם זמן פנוי בפועל. השילוב הזה נדיר יותר ממה שנדמה. תפקיד שמחזיק גישה בלי זמן יגיע לניסוח אתגר טוב ולהטמעה חלשה, ותפקיד שמחזיק זמן בלי גישה יגיע להפך.

האם חברה חיצונית מכתיבה את האתגר?

לא. האתגר מגיע מהארגון, והתפקיד של הגוף החיצוני הוא לחדד אותו מול בעלי העניין עד שהוא מספיק ברור כדי לעבוד עליו ומספיק פתוח כדי שיהיה מה לפתור. אם חברה מגיעה עם אתגר מוכן, זה סימן שהיא מוכרת פורמט ולא תהליך.

כבר הרצנו האקתון לבד והוא לא הצליח. יש טעם לנסות שוב?

כן, וברוב המקרים הניסיון הקודם הוא נכס. הוא מראה בדיוק היכן התהליך נשבר בארגון הזה ומה העובדים כבר למדו לצפות. ארגון שעבר האקתון חלש ומגיע לשני עם תכנון נכון מגיע לרוב לתוצאות חדות יותר, מפני שהציניות הראשונית כבר על השולחן ואפשר לעבוד איתה.

האם אפשר להריץ את הסבב הראשון עם חברה ואת השני לבד?

כן, וזו בקשה לגיטימית שכדאי להציג מראש. מה שקובע אם זה יעבוד הוא מה מועבר לארגון בדרך: ניסוח האתגר כתהליך ולא כתוצר, קריטריוני השיפוט, ומנגנון ההטמעה. אלה שלושת הדברים שקשה לשחזר מזיכרון של אירוע אחד.

מה ההבדל בין חברת הפקה לחברת האקתונים?

חברת הפקה אחראית על הלוגיסטיקה של האירוע ועושה את זה היטב. חברת האקתונים אחראית על התהליך שסביבו: ניסוח האתגר, הרכבת הצוותים, מנגנון השיפוט וההטמעה. יש ארגונים שעובדים עם שני גופים במקביל, וזה עובד כשמוגדר מראש מי אחראי על מה. כשבודקים חברת האקתונים, הוותק הוא הפרמטר שהכי קשה לזייף. מי שליווה מאות ארגונים לאורך שנים כבר פגש את הסוגיות הפנים ארגוניות שצפות באמצע התהליך ויודע לטפל בהן בזמן.

רוצים לבדוק איזו דרך מתאימה לארגון שלכם?

ב-BLEE Hackathons אנחנו מתכננים ומריצים תהליכי האקתון מאז 2016, עבור ארגונים גלובליים, תעשייתיים וגופים ציבוריים, בהם בנק ישראל, אסם נסטלה, התעשייה האווירית, איכילוב, ISCAR ו-MSD. ההאקתון הוא השיטה שבה אנחנו מעלים מתוך הארגון את הידע האסטרטגי שכבר נמצא אצל העובדים והופכים אותו לתוכניות עבודה מדידות.

אם אתם מתלבטים בין הרצה עצמאית לליווי חיצוני, בואו נדבר. נשמח לשמוע מה עומד על הפרק ולומר בכנות אם זה תהליך שכדאי לכם להריץ לבד. בינתיים אפשר להמשיך למדריך לארגון האקתון או לעיין במדריך להאקתון המלא.