כמה זמן לוקח לתכנן האקתון ארגוני?
תכנון האקתון ארגוני הוא כל מה שקורה מהרגע שהארגון מחליט להריץ האקתון ועד שהרעיונות שעלו בו נכנסים לתוכניות העבודה. בתהליך מלא של BLEE Hackathons מדובר בכעשרה שבועות מקצה לקצה, ומתוכם האירוע עצמו תופס בדרך כלל יום אחד. מי ששואל כמה זמן לוקח האקתון צריך לתכנן בעיקר את השבועות שלפני היום ושאחריו.
כמה זמן לוקח להכין האקתון ארגוני?
הכנה של האקתון ארגוני לוקחת כחודשיים עד שלושה. זה הטווח שמופיע במדריך של BLEE Hackathons, לצד צוות פנימי של 3-5 אנשים בצד של הארגון. רוב הזמן הולך על ניסוח האתגר מול ההנהלה, על בניית התהליך, על חלון הרשמה של כארבעה שבועות ועל הכנת המנטורים והשופטים. היום עצמו תופס חלק קטן מהלוח.
מכאן נגזרת נקודת ההתחלה. ארגון שקובע תאריך לאירוע ומתחיל לספור ממנו אחורה ברגע האחרון מגלה מהר שאין לו זמן לשלבים שקובעים אם יישאר משהו אחרי היום: האתגר מנוסח בחופזה, והשופטים מקבלים זימון כשהיומן שלהם כבר מלא. במדריך איך עושים האקתון מפורטים השלבים עצמם. כאן העניין הוא כמה זמן כל אחד מהם צורך, ומה קורה כשמקצרים אותו.
כמה זמן נמשך יום ההאקתון עצמו?
יום ההאקתון בארגון נמשך בדרך כלל יום עבודה אחד, ארוך. בתיק של BLEE Hackathons החציון הוא יום אחד של כ-10 שעות ברוטו, ורק שניים מתוך יותר משלושים תהליכים שתועדו נמשכו לילה שלם. התמונה של לילה בלי שינה מגיעה בעיקר מהאקתונים פתוחים לקהל, של סטודנטים ומפתחים.
למה דווקא יום אחד? בהאקתון פנימי המשתתפים הם עובדי הארגון. בערב חלק מהם צריכים לאסוף ילדים מהגן, ולמחרת מחכה לכולם יום עבודה רגיל. יום אחד מרוכז שומר על האנרגיה עד ההצגות בסוף, ושם בדרך כלל מתברר אם ההנהלה שמעה משהו ששווה להמשיך איתו. אורך היום משפיע גם על ההכנה: ככל שהיום קצר יותר, האתגר צריך להגיע אליו מחודד יותר, כי אין זמן לברר אותו תוך כדי עבודה.
מה השלבים בתכנון האקתון ארגוני?
תהליך האקתון ב-BLEE Hackathons בנוי מחמישה שלבים, מהשיחה הראשונה עם ההנהלה ועד תוכניות העבודה. הרשימה מתארת סדר: אורך כל שלב משתנה מארגון לארגון, וחלק מהשלבים רצים במקביל.
הצגת פרויקטים ביום השני של האקתון הקוונטים, ספטמבר 2026
אסטרטגיה ותוכן. קודם השאלה העסקית והאתגר, מול ההנהלה. השלב הזה נמשך בדרך כלל יותר ממה שמתכננים, מפני שהוא דורש הסכמה של כמה בעלי עניין על שאלה אחת חדה. אחריה נבנים מסלולי האתגר, חומרי הרקע לצוותים, קריטריוני השיפוט ולוח הזמנים של היום עצמו, ונקבע מי מההנהלה יושב בהצגות הסיום. המדריך איך בוחרים אתגר להאקתון מראה איך מגיעים לניסוח שאפשר לעבוד עליו.
איסוף רעיונות ובניית צוותים. חלון ההרשמה נמשך כארבעה שבועות, והשיווק הפנימי נפתח יחד איתו ומלווה אותו עד הסגירה. את הצוותים מרכיבים בחלק האחרון של ההרשמה ואחרי שהיא נסגרת. צוות טוב מערבב תחומים ויחידות, וזה דורש עבודה ידנית על רשימת הנרשמים.
הכנה. בתיק של BLEE, החציון הוא כ-11 מנטורים ו-9 שופטים לכל האקתון. כל אחד מהם צריך להכיר את האתגר ואת קריטריוני השיפוט לפני שהוא נכנס לחדר.
יום האירוע. יום אחד ברוב המקרים, שבו הצוותים עובדים על האתגר ומציגים בסופו.
הערכה מחדש והטמעה בתוכניות העבודה. הרעיונות שנבחרו עוברים בדיקה נוספת מול מי שמחזיק את התקציב, ומה שעומד בה נכנס לתוכנית עבודה עם בעלים ותאריך. המדריך איך מודדים הצלחה של האקתון ארגוני עוסק בשלב הזה לעומק.
השלב האחרון הוא זה שהכי קל לוותר עליו בלוח צפוף, ודווקא בו נקבע אם העובדים שהשקיעו יום שלם ירגישו שלקחו אותם ברצינות.
כמה זמן צריך להשאיר את ההרשמה פתוחה?
כארבעה שבועות. לפי הנתונים של BLEE Hackathons, חלון ההרשמה החציוני הוא 28 ימים מהפתיחה ועד הסגירה. בארבעה שבועות ההודעה מספיקה להגיע לכל היחידות ולעבור מפה לאוזן, וההרשמה עוד לא נקברת מתחת לכל מה שמגיע לתיבת הדואר באותו חודש.
חלון קצר מדי פוגע בעיקר ביחידות שרחוקות מהמטה, שההודעה מגיעה אליהן מאוחר ובמקרה הטוב מכלי שני. ב-BLEE Hackathons מתכננים את מספר המקומות לפי מי שיגיע בפועל: בדרך כלל כ-70 אחוז מהנרשמים מגיעים ביום עצמו. ההפרש הזה משפיע על הרכבת הצוותים ועל מספר המנטורים, ולכן כדאי להכניס אותו לתכנון עוד לפני שההרשמה נפתחת.
מה גורם ללוח הזמנים להתארך?
לוח הזמנים של האקתון ארגוני מתארך כמעט תמיד לפני האירוע, ובדרך כלל מאחת משלוש סיבות: אישורים שמחכים לדרג בכיר, אתגר שלא הוגדר עד הסוף, ושופטים שגויסו מאוחר. בניסיון של BLEE Hackathons, אף אחת מהן לא נראית דחופה בשבועות הראשונים, וכל אחת מהן דוחה את התאריך.
אישורים. החלטה על נושא האתגר, על תקציב או על פרסום פנימי עוברת לעיתים כמה דרגים, וכל דרג מוסיף לה המתנה משלו. מי שממפה מראש מי צריך לאשר מה מקצר את זה יותר מכל זירוז בהמשך.
אתגר שלא הוגדר. כשההנהלה עוד לא הסכימה על השאלה, כל שלב אחר מחכה לה: אי אפשר לכתוב חומרי רקע, לבחור מנטורים או לפתוח הרשמה. ניסוח רחב מדי נראה כמו פתרון לעיכוב, ובפועל הוא רק דוחה את הוויכוח אל יום האירוע.
שופטים שגויסו מאוחר. פאנל חציוני של 9 שופטים בתיק של BLEE פירושו תשעה יומנים של אנשים בכירים. זימון שנשלח אחרי שההרשמה כבר רצה מגיע ליומנים מלאים, ואז נדחה התאריך או שמשתנה הרכב הפאנל.
אפשר לתכנן האקתון בפחות זמן?
כן, במקרים מסוימים. כשהאתגר טכני ומוגדר והמשתתפים הם עשרות בודדות של עובדים מאתר אחד, אפשר להכין את ההאקתון מהר יותר. ב-BLEE Hackathons ההמלצה במקרה כזה היא לקצר את השלבים הלוגיסטיים ולשמור על הזמן של ניסוח האתגר ושל השלב שאחרי, מפני שבהם נקבע הערך שיישאר בארגון.
בהאקתון רחב יותר, לוח קצר פוגע בקצוות. ההרשמה מתקצרת הרבה מתחת ל-28 הימים ומגיעים פחות אנשים מהיחידות הרחוקות, האתגר נכנס ליום עצמו כשהוא עוד פתוח לפרשנות, והשבועות שאחרי מתקצרים לישיבת סיכום אחת. היום עצמו ייראה טוב גם כך. המחיר מגיע אחר כך, כשעובדים שהקדישו לו יום שלם לא יודעים מה קרה עם הרעיון שלהם, ומגיעים להאקתון הבא עם פחות רצון.
מתי כדאי לתכנן עם חברה חיצונית?
ארגונים רבים מתכננים ומריצים לבד האקתון פנימי קטן עם אתגר ממוקד, ועושים את זה היטב. כשהאתגר רחב, כשמעורבים כמה בעלי עניין בכירים או כשהרעיונות אמורים להיכנס לתקציב של השנה הבאה, BLEE Hackathons ממליצה לתכנן עם חברה שהאקתונים הם ההתמחות שלה, עם שנים של עבודה בארגונים רבים ושונים. חברה כזו יודעת לזהות מוקדם אתגרים מסוגים שונים, וגם את הסוגיות הפנים ארגוניות שמעכבות תכנון.
בלוח הזמנים, הניסיון הזה מתבטא בעיקר בידיעה איפה השבועות הולכים לאיבוד. ב-BLEE Hackathons ליווינו מעל 150 תהליכי האקתון מאז 2016, והעיכובים שתוארו כאן חזרו בהם שוב ושוב בגרסאות שונות, כך שאפשר לטפל בהם לפני שהם מגיעים. ההחלטה עצמה, מתי לבד ומתי עם חברה, מפורטת במדריך האקתון פנימי: להריץ לבד או עם חברה חיצונית.
שאלות נפוצות
האם אפשר להכין האקתון ארגוני בחודש אחד?
אפשר, כשמדובר בהאקתון פנימי קטן עם אתגר ממוקד ומשתתפים מאתר אחד. בהאקתון רחב יותר, חודש אחד לא משאיר מקום גם לחלון הרשמה של כארבעה שבועות וגם לניסוח האתגר ולהכנת השופטים. מה שנפגע ראשון הוא בדרך כלל השלב שאחרי האירוע.
האם האקתון ארגוני נמשך לילה שלם?
ברוב המקרים לא. בתיק של BLEE Hackathons רק שניים מתוך יותר משלושים האקתונים שתועדו נמשכו לילה שלם, והחציון הוא יום אחד של כ-10 שעות ברוטו. בהאקתון פנימי, יום אחד מרוכז מתאים יותר לעובדים שחוזרים למחרת לעבודה.
מתי צריך לגייס שופטים ומנטורים?
מוקדם, ולכל המאוחר עם פתיחת ההרשמה. בתיק של BLEE החציון הוא 9 שופטים וכ-11 מנטורים להאקתון, ורובם אנשים עם יומן מלא. BLEE Hackathons ממליצה לשריין את התאריך שלהם כבר בשלב ניסוח האתגר.
מי צריך להיות בצוות ההכנה בארגון?
ב-BLEE Hackathons ממליצים על צוות פנימי של 3-5 אנשים. לפחות אחד מהם צריך להיות קרוב להנהלה ולהקדיש לזה זמן בכל שבוע של התהליך. בלי אדם כזה, ניסוח האתגר וההטמעה הם הראשונים שנתקעים.
באיזה שלב של התכנון כדאי להביא חברה חיצונית?
בהתחלה, לפני שנקבע תאריך. BLEE Hackathons ממליצה להכניס את החברה כבר לשלב ניסוח האתגר, כי שם הולכים רוב השבועות. עדיף חברה שמריצה האקתונים שנים ובארגונים רבים, כי העיכובים הפנים ארגוניים שמאטים תכנון כבר מוכרים לה.
מתכננים האקתון בחודשים הקרובים?
ב-BLEE Hackathons נשמח לבנות איתכם את לוח הזמנים, מהשאלה העסקית ועד תוכניות העבודה. בואו נדבר.
תגובות