איך בוחרים חברת האקתונים? 7 שאלות לשאול לפני שסוגרים

חברת האקתונים היא גוף חיצוני שמתכנן ומריץ עבור ארגון את התהליך שסביב ההאקתון: ניסוח האתגר, איסוף הרעיונות, הרכבת הצוותים, ניהול האירוע עצמו וההטמעה של התוצרים אחריו. הבחירה בין חברה אחת לאחרת מוכרעת לרוב על פי הצעת מחיר, בזמן שמה שנקנה שם הוא התכנון של התהליך כולו.

המאמר מרכז את מה שכדאי לבדוק לפני החתימה: מה ההבדל בין הפקת האקתון לארגון האקתון, מה חברת האקתונים אמורה לעשות, מתי ארגון יכול להסתדר בלעדיה, שבע השאלות שמפרידות בין ספק אירועים לבין גוף שמתכנן תהליך, ואיך נראה תהליך עבודה תקין משני הצדדים. למי שמתחיל מהבסיס, כדאי לקרוא קודם מה זה האקתון וכיצד נראה התהליך.

מה עושה חברת האקתונים בפועל?

חברת האקתונים אחראית על התהליך המלא שסביב האירוע. תהליך ארגוני מלא נמשך בסביבות עשרה שבועות, מתוכם ההאקתון עצמו הוא יומיים. השאר מתחלק בין ניסוח האתגר מול בעלי העניין, איסוף רעיונות מהעובדים, הרכבת הצוותים, הכשרת מנטורים ושופטים, וההטמעה של התוצרים בתוכניות העבודה אחרי שהאירוע נגמר.

ההפרש הזה בין יומיים לעשרה שבועות הוא בדרך כלל מה שמפריד בין הצעות שנראות דומות על הנייר. הצעה שמתמחרת הפקה של יומיים מתארת אירוע. הצעה שמתמחרת עשרה שבועות מתארת תהליך, ובתוכה יושבות השעות שבהן מישהו יושב מול סמנכ"ל, מנסח אתגר, מריץ אותו מול שלושה בעלי עניין וחוזר לנסח אותו שוב.

מה ההבדל בין הפקת האקתון לבין ארגון האקתון?

הפקת האקתון היא הצד הלוגיסטי של האירוע: מקום, ציוד, הסעדה, רישום, לוחות זמנים וצוות הפעלה ביום עצמו. ארגון האקתון הוא תכנון התהליך: ניסוח האתגר מול בעלי העניין, הרכבת הצוותים, מנגנון התחרות והשיפוט, וההטמעה של התוצרים אחרי האירוע. התהליך המלא שאנחנו מריצים ב-BLEE Hackathons בנוי מחמישה שלבים, וההפקה היא אחד מהם.

רוב מי שמציע האקתון בשוק מוכר הפקה. זה מקצוע אמיתי בפני עצמו, ואירוע שמופק גרוע מורגש מיד. אבל הפקה מושלמת של אתגר שנוסח לא נכון תיתן יומיים נעימים שלא יישאר מהם תוצר. כשארגון משווה בין הצעות, שווה שיידע איזה מהשניים כל אחת מהן מתמחרת.

בתוך הארגון עצמו יש הבחנה נוספת, והיא הפחות מוכרת מבין השלוש. ארגון האקתון רגיל מתכנן תהליך תקין: אתגר ברור, צוותים מאוזנים, שיפוט הוגן ולוח זמנים שעובד. ארגון אסטרטגי מתכנן את אותו תהליך מתוך היכרות עם הארגון הספציפי: מי בעל העניין שחייב להיות בחדר כדי שההחלטה תחזיק אחר כך, אילו נושאים רגישים מכדי להיפתח כאתגר ואילו דווקא חייבים להיפתח, איפה עוברים קווי המתח בין היחידות, ומה נדרש בפועל כדי שפרויקט שיצא מההאקתון יאושר, יתוקצב וייכנס לתוכנית עבודה.

זו ההתמחות שלנו, וגם כאן ההבחנה חשובה יותר מהתווית. לא כל האקתון זקוק לרובד האסטרטגי. האקתון פנימי בצוות אחד, סביב אתגר טכני מוסכם, יסתדר היטב עם ארגון תקין והפקה טובה. ברגע שהאתגר נוגע בכמה יחידות, או שהתוצרים אמורים להגיע לשולחן שבו מחליטים על תקציב, הפוליטיקה הארגונית מפסיקה להיות רקע והופכת לחלק מהתכנון עצמו.

האקתון LIFEHACK של עמותת אחת מתשע. לכל צוות אתגר מוגדר ומסלול משלו, מסומן על השולחן.

מתי ארגון צריך חברת האקתונים ומתי הוא יכול להריץ לבד?

האקתון פנימי קטן, עם אתגר טכני מוגדר היטב וקהל של עשרות בודדות באתר אחד, ארגון יכול להריץ בכוחות עצמו וזה בסדר גמור. הצורך בגוף מקצועי עולה כשהתוצרים אמורים להיכנס לתוכנית עבודה מאושרת. זה המבחן המעשי, והוא נמדד במה שאמור לקרות עם התוצרים חודשיים אחרי האירוע.

ארגון שמתכנן יומיים של חוויה יכול להסתדר לבד גם עם מאה משתתפים. ארגון שמתכנן שהתוצרים יגיעו לדיון תקציב יגלה שרוב העבודה יושבת בשלבים שלפני ואחרי, ואלה בדיוק השלבים שאין להם בעלים טבעי בתוך הארגון. בתהליך שהרצנו ב-BLEE Hackathons עבור Snyk, למשל, הרכבת הצוותים התחילה שלושה שבועות לפני יום האירוע ורצה מראש דרך Slack, כדי שכשיגיע היום עצמו אף אחד לא יבזבז את השעה הראשונה על היכרות.

שלושה תנאים נוספים מזיזים את המחט לכיוון גוף חיצוני: אתגר שנוגע לכמה יחידות עם אינטרסים שונים, נוכחות של הנהלה בכירה או גורמי חוץ בגמר, ופורמט מרובה אתרים או מקוון. כל אחד מהם מוסיף עבודת תכנון שנעשית שבועות לפני האירוע, והיא נופלת בדרך כלל על מי שממילא עסוק במשרה מלאה אחרת. תיארנו איך זה נראה כשזה משתבש במה קורה כשמפיקים האקתון לבד.

אילו שאלות כדאי לשאול חברת האקתונים לפני שסוגרים?

שבע שאלות מפרידות בין ספק אירועים לבין גוף שמתכנן תהליך: מי מנסח את האתגר, איך מורכבים הצוותים, מה קורה ביום שאחרי, מי מהצוות שלהם יעמוד בחדר, איך נמדדת ההצלחה, איזה ניסיון יש להם בפורמט שלכם, ומה נשאר בארגון אחרי שהם הולכים. שאלו את כולן באותה פגישה, לפני שמדברים על תאריכים. ב-BLEE Hackathons אנחנו עונים על שבע השאלות האלה כבר בפגישה הראשונה.

1. מי מנסח את האתגר, ואיך. זה הפער היקר ביותר וגם המוקדם ביותר. אתגר רחב מדי משאיר את הצוותים בלי כיוון, ואתגר צר מדי הופך אותם למבצעים של רעיון שכבר קיים בראש של ההנהלה. בקשו לראות איך נראה תהליך הניסוח: מול מי הם יושבים, כמה סבבים, ומי מאשר את הנוסח הסופי. הרחבנו על כך באיך בוחרים אתגר להאקתון.

2. איך מורכבים הצוותים. צוותים אורגניים, כלומר אנשים שממילא עובדים יחד כל יום, מייצרים גרסה יקרה של יומיים עבודה רגילים. הערך של ההאקתון נולד בחיכוך בין אנשים שלא רגילים לשבת יחד. שאלו אם ההרכבה נעשית מראש או ביום עצמו, ולפי אילו קריטריונים.

3. מה קורה ביום שאחרי. בקשו לראות את מנגנון ההטמעה בכתב לפני החתימה. מי אוסף את התוצרים, לאיזה פורום הם מגיעים, באיזה פורמט, ותוך כמה זמן. חברה שאין לה תשובה מסודרת לשאלה הזאת מוכרת אירוע. על ההשפעה לאורך זמן כתבנו בהאקתון שמשפיע לאורך זמן בארגון.

4. מי מהצוות שלהם יעמוד בחדר. האנשים שמובילים את פגישת המכירה אינם בהכרח האנשים שינהלו את היום עצמו. שאלו מי מנחה בפועל, כמה האקתונים הוא הריץ, ומי הכתובת שלכם בין השלבים.

5. איך נמדדת ההצלחה. בקשו לדעת אילו מספרים הם מדווחים בסוף התהליך ומול איזו נקודת התחלה. שיעור הרשמה, שיעור מעורבות, מספר הצוותים שהגיעו לגמר, מספר הפרויקטים שאושרו להמשך. מדד שנקבע אחרי האירוע הוא בדרך כלל מדד שנבחר כדי להיראות טוב.

6. איזה ניסיון יש להם בפורמט שלכם. האקתון מקוון, רב-אתרי או רב-לשוני הוא מקצוע אחר מהאקתון של יום אחד בחדר ישיבות. ההאקתון שהרצנו עבור Snyk כלל 1,000 עובדות ועובדים מ-12 מדינות בפורמט מקוון לחלוטין: 121 צוותים נרשמו, 113 ביתנים הוצגו בתערוכה, 11 הגיעו לגמר, ומדד המעורבות עמד על 93%. בקשו מספרים מקבילים מהפורמט שרלוונטי לכם.

7. מה נשאר בארגון אחרי שהם הולכים. חלק מהארגונים שעובדים איתנו בוחרים גוף חיצוני כדי ללמוד את השיטה ולהריץ את הסבב הבא בעצמם. זו בקשה לגיטימית וכדאי להעלות אותה מראש: מה מועבר, למי, ובאיזה פורמט.

מה מעיד על חוסר התאמה?

שלושה סימנים חוזרים על עצמם. הצעה שכל הסעיפים בה מתחילים ביום האירוע, כלומר היא מתמחרת יומיים מתוך תהליך שנמשך כעשרה שבועות. תשובה מעורפלת לשאלה מה קורה עם התוצרים. והבטחה לתוצאה מספרית לפני שמישהו ראה את האתגר שלכם או דיבר עם בעלי העניין בארגון.

הסימן השלישי הוא המטעה שבהם, כי הוא נשמע כמו ביטחון. אף אחד לא יכול להתחייב לשיעור מעורבות לפני שהוא יודע מי הקהל, מה עומד על הפרק מבחינתו, ומי מההנהלה יהיה נוכח. מה שכן אפשר להתחייב אליו הוא התהליך שמייצר את התוצאה, והמספרים מאירועים קודמים בפורמט דומה.

הצגת הפתרונות בסיום ההאקתון. זה השלב שהצעה שמתמחרת רק את יום האירוע לא מתכננת מראש.

איך נראה תהליך עבודה תקין מול חברת האקתונים?

תהליך תקין מתחיל בניסוח האתגר ומסתיים בישיבת סיכום שבה התוצרים מקבלים בעלים ותאריך. בין שני אלה יושבים בסביבות עשרה שבועות: ניסוח וחידוד האתגר מול בעלי העניין, איסוף רעיונות מהעובדים, הרכבת צוותים, הכנת מנטורים ושופטים, יומיים של האקתון, ואז הערכה מחדש והכנסה לתוכניות העבודה.

ההבדל בין תהליך שעובד לתהליך שנראה טוב במצגת נמצא כמעט תמיד בקצוות. בתחילת התהליך, בשאלה כמה סבבים הוקדשו לניסוח האתגר. ובסוף, בשאלה מי יושב בישיבת הסיכום. אם בישיבה הזאת נמצאים רק אנשי ההדרכה או הרווחה, התוצרים יישארו בתוך המצגת. אם נמצאים בה מי שמחזיקים תקציב, חלק מהם ימשיך הלאה.

בהאקתון של Snyk הוגדר מה ייחשב הצלחה לפני שהתהליך התחיל, ולכן אפשר היה לדווח בסופו על מספרים שמישהו התחייב אליהם מראש. זה ההבדל בין דוח סיכום לבין מדידה.

שאלות נפוצות

האם חברת הפקת אירועים יכולה לארגן האקתון?

היא יכולה להפיק אותו היטב. ארגון האקתון דורש עיסוק בתוכן ובתהליך: ניסוח האתגר מול בעלי העניין, הרכבת צוותים, מנגנון שיפוט, והטמעה בתוכניות העבודה. יש ארגונים שעובדים עם שני גופים במקביל, אחד להפקה ואחד לארגון, וזה עובד כשמוגדר מראש מי אחראי על מה. כשהאתגר נוגע לכמה יחידות, עדיף שגוף אחד יחזיק את התהליך מקצה לקצה.

האם חברת האקתונים מתאימה גם לארגון קטן?

כן, אבל לא תמיד היא נחוצה. ארגון של עשרות עובדים עם אתגר טכני ממוקד יכול להריץ האקתון פנימי בכוחות עצמו. ליווי חיצוני מתחיל להשתלם כשהאתגר נוגע לכמה יחידות, כשיש ציפייה שהתוצרים ייכנסו לתוכנית עבודה, או כשאין בארגון מישהו שיכול להתפנות לזה במשרה מלאה למשך התהליך.

כמה זמן מראש צריך לפנות לחברת האקתונים?

התהליך המלא נמשך בסביבות עשרה שבועות, ולכן פנייה של שלושה חודשים מראש נוחה. אפשר להריץ גם בלוח זמנים קצר יותר, והמחיר של זה משולם בדרך כלל בשלב ניסוח האתגר ובאיסוף הרעיונות, שני השלבים שהכי קל לקצר והכי יקר לוותר עליהם.

האם חברת האקתונים עובדת גם מול גופים ציבוריים ופיננסיים?

כן, וזה פורמט בפני עצמו. גופים ציבוריים ופיננסיים מביאים איתם דרישות אישור, רגישות מידע ומבנה קבלת החלטות שונה, וכל אלה משפיעים על ניסוח האתגר ועל אופן הצגת התוצרים. ב-BLEE Hackathons הרצנו תהליכים מסוג זה מול גופים כמו בנק ישראל, התעשייה האווירית ואיכילוב. כשבודקים חברה לפרויקט ציבורי, כדאי לשאול על ניסיון מול ועדות ועל עבודה בסביבה עם מגבלות מידע.

מה משפיע על העלות של האקתון עם חברה מקצועית?

העלות נגזרת מהיקף המשתתפים, ממספר האתגרים שמנוסחים במקביל, מהפורמט (פיזי, מקוון או משולב, ובכמה אתרים), ומעומק ההטמעה שנדרשת אחרי האירוע. שני האקתונים באותו מספר משתתפים יכולים להיות שונים מהותית בעלות אם אחד מהם מסתיים בתערוכה והשני מסתיים בתוכנית עבודה מאושרת. שיחה על היקף מוגדר תיתן תמונה מדויקת יותר מכל טווח כללי.

האם אפשר לבחור חברה רק לשלב אחד בתהליך?

כן. יש ארגונים שמבקשים ליווי בניסוח האתגר ובתכנון בלבד, ומריצים את יום האירוע בעצמם. זה עובד כשיש בארגון מי שינהל את היום עצמו בפועל. כדאי להגדיר מראש איפה עובר הגבול ומי אחראי על מה בכל שלב, במיוחד בשלב ההטמעה.

רוצים לבדוק מה מתאים לארגון שלכם?

ב-BLEE Hackathons אנחנו מתכננים ומריצים תהליכי האקתון מאז 2016, עבור ארגונים גלובליים, תעשייתיים וגופים ציבוריים, בהם בנק ישראל, אסם נסטלה, התעשייה האווירית, איכילוב, ISCAR ו-MSD. ההאקתון הוא השיטה שבה אנחנו מעלים מתוך הארגון את הידע האסטרטגי שכבר נמצא אצל העובדים והופכים אותו לתוכניות עבודה מדידות.

אם אתם בוחנים האקתון לארגון שלכם, בואו נדבר. נשמח לשמוע מה עומד על הפרק ולומר בכנות אם זה התהליך הנכון עבורכם. בינתיים אפשר להמשיך למדריך לארגון האקתון או לעיין במדריך להאקתון המלא.