בהייטק לא צריך חברת האקתונים? מה קורה כשמפיקים האקתון לבד

יש טענה שאנחנו שומעים שוב ושוב, כמעט תמיד מארגוני הייטק: "אצלנו לא צריך חברה חיצונית שתפיק את ההאקתון. יש לנו מפתחים, הם יודעים לבנות דברים, הם עשו האקתונים בצבא ובאוניברסיטה. נסתדר."

ההיגיון נשמע סביר. הוא גם, ברוב המקרים, מבלבל בין שתי יכולות שונות לגמרי: היכולת לפתח מוצר תוך 24 שעות, והיכולת לתכנן תהליך שגורם למאה אנשים לרצות לפתח אותו. הראשונה קיימת בשפע בכל חברת תוכנה. השנייה היא מקצוע בפני עצמו, והיא זו שקובעת אם ייצא מההאקתון משהו או שהוא פשוט יעבור.

למה דווקא בהייטק ההנחה הזאת כל כך נפוצה?

בגדול, בגלל שלושה דברים שנכונים בפני עצמם וביחד מייצרים מסקנה שגויה.

• הכלים באמת נמצאים בבית. אין צורך לגייס מפתחים מבחוץ, אין צורך בסביבות עבודה מיוחדות, וכולם מכירים את הז'רגון. זה מסיר את המחסום הטכנולוגי, ומשאיר את הרושם שהוסר גם כל שאר המחסום.

• האקתון נתפס כאירוע ביומן. יומיים, חדר ישיבות גדול, פיצות. אם זו ההגדרה, אז באמת נראה מוזר לשלם למישהו שיארגן אותה. ההגדרה הזאת מפספסת את החלק שבו התהליך מתחיל שבועות לפני, וממשיך שבועות אחרי.

• התרבות הארגונית מעודדת עשה-זאת-בעצמך. ארגון שרגיל לבנות לעצמו את התשתיות, את הכלים הפנימיים ואת הפרודקטיביות, יתקשה לראות למה דווקא כאן צריך גורם מבחוץ.

והנה החלק המעניין: אותם ארגונים בדיוק מוכנים להשקיע עשרות אלפי שקלים בקורס בינה מלאכותית לעובדים, בכנס, או בכלי חדש. ההשקעה בתהליך שיוציא את הידע מהאנשים עצמם נשמעת להם, משום מה, מיותרת. זה לא עניין של תקציב. זה עניין של מה נחשב אצלם מקצוע.

מה בעצם נשבר, ואיך זה נראה מבחוץ

ביום הראשון עוד יש אנרגיה, כי כולם יצאו מהשגרה. ביום השני מתחילים לראות את הסימנים: חלק מהצוותים כבר לא באמת עובדים, אחרים מחכים שמישהו יגיד להם מה מצופה מהם, יש מי שחזר לפתוח את הלפטופ ולענות למיילים. זה זוחל. אין את הרגע הזה שבו אנשים מבינים שהם באמצע משהו. בסוף מציגים כמה פתרונות סבירים, כולם מוחאים כפיים, ותוך שבוע איש לא זוכר על מה דיברו.

ואז נאמר המשפט שסוגר את המעגל: "עשינו האקתון, זה לא ממש עבד אצלנו".

הבעיה היא שהאבחנה שגויה. מה שנשבר שם הוא התכנון, וברוב המקרים אפשר להצביע על שלושה מקומות מדויקים שבהם הוא נשבר.

שלושת הפערים שמפילים האקתון פנימי

1. ניסוח האתגר. זה הפער הכי יקר, והוא קורה שבועות לפני האירוע. אתגר שנוסח רחב מדי ("תחשבו איך לשפר את המוצר") משאיר את הצוותים בלי כיוון, ואתגר שנוסח צר מדי הופך אותם למבצעים של רעיון שכבר קיים בראש של ההנהלה. הניסוח הנכון הוא זה שמשאיר מרחב אמיתי לפתרון, אבל מגדיר בבירור מה ייחשב תשובה טובה. מי שכותב את האתגר מתוך הארגון כמעט תמיד כותב אותו מתוך התשובה שהוא כבר מכיר.

2. להפוך אוסף של אנשים לאירוע אחד. האקתון בהייטק הוא כמעט תמיד אירוע מורכב מבחינת ההרכב האנושי. יש בו אנשים מכמה אתרים בעולם ומכמה אזורי זמן, ולצידם תפקידים שמדברים בשפות מקצועיות שונות לגמרי: פיתוח, מוצר, שיווק, תמיכה, מכירות. המשימה הראשונה של מי שמתכנן את התהליך היא לגרום לכל האנשים האלה להרגיש שהם נמצאים באותו אירוע. זו תוצאה שצריך להנדס, והיא כמעט אף פעם לא מגיעה מעצמה.

   כשלא מתכננים את זה מראש, מה שקורה בפועל צפוי למדי: כל אחד נשאר בצוות האורגני שלו, עם האנשים שהוא ממילא עובד איתם כל יום, על הבעיות שהוא ממילא מכיר. הצוותים יוצאים הומוגניים, כולם רואים את אותה בעיה מאותה זווית, ובסוף היומיים האלה הארגון קיבל גרסה יקרה של יומיים עבודה רגילים. הערך של ההאקתון נולד דווקא בחיכוך בין אנשים שלא רגילים לשבת יחד, וזה מחייב הרכבת צוותים חוצת-אתרים וחוצת-תפקידים, לצד מנגנון תחרות ושיפוט שנותן להם סיבה אמיתית להתאמץ ביחד. תחרות אינה טובה או רעה לכשעצמה. מה שקובע הוא העוצמה שלה, והעוצמה הזאת מתוכננת מראש.

3. מה שקורה ביום שאחרי. האקתון בלי תהליך הטמעה מייצר תוצרים שנשארים במצגת. כאן, דווקא בהייטק, נמצאת ההחמצה הגדולה: הידע האמיתי על מה שבור במוצר, בתהליך או בארגון יושב אצל האנשים שפוגשים את זה כל יום. האקתון הוא המנגנון שמעלה את הידע הזה לשולחן ההחלטות, וגוף מקצועי בונה מראש את הדרך שבה התובנות האלה נכנסות לתוכניות העבודה.

האקתון HACK THE GAP של תוכנית מושל. צוותים מעורבים בעבודה, עם ליווי מנטורים לאורך כל האירוע. צילום: רותם להב

איך זה נראה כשהתכנון נעשה נכון: 1,000 עובדים, 12 מדינות

הדוגמה שממחישה את הפער הזה הכי טוב היא תהליך שהרצנו עבור Snyk. החברה סיימה שנה שבה כוח האדם שלה גדל ב-100%, והיא רצתה להכניס פעילות אמיתית לתוך אירוע ה-All Hands שלה: 1,000 עובדות ועובדים מ-12 מדינות, בפורמט מקוון לחלוטין.

זה בדיוק התרחיש שבו האקתון עצמאי מתפרק. אלף אנשים פזורים על פני 12 מדינות ואזורי זמן, בלי חדר פיזי אחד שמייצר תחושת אירוע, וכל אתר שממילא מכיר את עצמו: אין שום סיבה טבעית שמישהו יצא מהצוות שהוא יושב בו כל יום.

לכן העבודה התחילה שלושה שבועות לפני. הרכבת הצוותים רצה מראש דרך Slack, כך שכשהגיע היום עצמו האנשים כבר ידעו עם מי הם עובדים ולמה. אחרי יומיים של בנייה הגיעה תערוכה שלמה: 121 צוותים נרשמו, 113 ביתנים הוצגו בתערוכה, 11 הגיעו לגמר ו-4 זכו. שיעור ההרשמה עבר 90%, ומדד המעורבות עמד על 93%.

טלי ורהפט, Senior Global People Experience Specialist ב-Snyk, סיכמה את זה כך: "אם היינו סקפטיים לפני היום הזה, זה עבד אפילו יותר טוב ממה שציפינו".

מאחורי 93% מעורבות בקרב אלף אנשים בשתים עשרה מדינות עומדת החלטה תכנונית אחת: להתייחס לחיבור בין האנשים כאל האתגר המרכזי של האירוע, ולתכנן אותו בדיוק כמו שמתכננים את האתגר הטכנולוגי.

אז מתי בכל זאת אפשר להריץ האקתון לבד?

אנחנו לא באים לטעון שכל האקתון מחייב ליווי חיצוני. יש מקרים שבהם ארגון יכול וצריך להריץ לבד:

• אתגר ממוקד וטכני, שמוגדר היטב ואין לגביו מחלוקת פנימית.

• קהל קטן, עשרות בודדות של משתתפים, שכולם באותו אתר ובאותה שפה.

• מטרה שהיא חוויה או גיבוש, בלי ציפייה לתוצרים שייכנסו לתוכנית העבודה.

• מישהו בארגון שכבר הריץ תהליך כזה בעבר והוא פנוי אליו במשרה מלאה, לא בין ישיבה לישיבה.

שולחן השופטים בהאקתון HACK THE GAP. נוכחות של בכירים ומחזיקי עניין מעלה את הרף בכל שלב של התהליך. צילום: רותם להב

ככל שמתרחקים מהתנאים האלה, הסיכון עולה. אתגר אסטרטגי שנוגע לכמה יחידות, נוכחות של הנהלה בכירה, מאות משתתפים, מספר אתרים, או ציפייה שמההאקתון ייצאו פרויקטים שיאושרו ויתוקצבו: כל אחד מאלה מוסיף מלכודת שנפתחת הרבה לפני יום האירוע.

שאלות נפוצות

אם יש לנו מפתחים מנוסים, לא מספיק שהם יובילו את זה?

מפתחים הם המשתתפים החזקים ביותר שיכולים להיות לכם. הם לא בהכרח מי שיתכנן את המסגרת שבתוכה הם עצמם יעבדו. חוץ מזה, כשמפתח בכיר מנהל את האירוע הוא לא משתתף בו, וזו בדרך כלל דווקא ההשקעה שאתם הכי לא רוצים לוותר עליה.

כמה זמן באמת לוקח לתכנן האקתון ארגוני?

התהליך המלא נמשך בסביבות עשרה שבועות, מתוכם האירוע עצמו הוא יומיים. רוב העבודה יושבת בניסוח האתגר, באיסוף הרעיונות, בהרכבת הצוותים ובהטמעה שאחרי.

כבר עשינו האקתון והוא לא הצליח. יש טעם לנסות שוב?

כן, וברוב המקרים הניסיון הקודם הוא נכס. הוא מספר לנו בדיוק היכן התהליך נשבר אצלכם, ומה העובדים כבר למדו לצפות. ארגון שעבר האקתון חלש ומגיע לשני עם תכנון נכון בדרך כלל מגיע לתוצאות חדות יותר, כי הציניות הראשונית כבר על השולחן ואפשר לעבוד איתה.

האם ניתן לשלב ליווי חלקי במקום ניהול מלא?

בהחלט. חלק מהארגונים מבקשים ליווי אסטרטגי בשלב ניסוח האתגר ותכנון התהליך, ומריצים את האירוע עצמו בכוחות עצמם. זה מודל עבודה לגיטימי לחלוטין, ולעיתים הוא המדויק ביותר לארגון שיש בו יכולת ביצוע חזקה.

רוצים שההאקתון הבא שלכם ייצא עם תוצרים?

הפקת האקתונים היא המומחיות שלנו ב-BLEE Hackathons. אחרי שנים של עבודה מול חברות רב לאומיות, ארגוני הייטק, ממשלות וגופים ציבוריים, פיתחנו מתודולוגיה שיודעת לקחת את הצורך העסקי שלכם ולהפוך אותו לתובנות ולתוכניות עבודה שנכנסות לשנה הבאה.

בין אם אתם מחפשים ליווי בתכנון ובין אם ניהול של התהליך כולו, בואו נדבר. צרו איתנו קשר עוד היום ונתחיל לתכנן.