האקתון בינלאומי ורב-אתרי: איך מריצים תהליך אחד בכמה מדינות

האקתון בינלאומי הוא תהליך שבו עובדים מכמה מדינות משתתפים באותו האקתון, בין אם כולם מחוברים מרחוק ובין אם יש כמה אתרים פיזיים שפועלים במקביל. ההבדל המרכזי בינו לבין האקתון באתר אחד אינו הלוגיסטיקה ואינם אזורי הזמן. הוא נמצא בכך שהמשתתפים מגיעים עם ציפיות שונות לגבי מה בכלל אמור לקרות בהאקתון.

המאמר מרכז את מה שמשתנה כשהתהליך חוצה מדינות: איך נראה תכנון על פני אזורי זמן, למה צוותים מתרבויות שונות קוראים את אותו לוח זמנים בצורה שונה, מה כדאי להשאיר אחיד ומה להתאים מקומית, ואיך נראה תהליך כזה כשהוא עובד. למי שמתחיל מהבסיס, כדאי לקרוא קודם מה זה האקתון וכיצד נראה התהליך.

ההאקתון הבינלאומי של Intel. אתגר אחד, משתתפים מכמה מדינות.

מה זה האקתון בינלאומי ובמה הוא שונה מהאקתון באתר אחד?

האקתון בינלאומי מריץ אתגר אחד מול משתתפים בכמה מדינות, ולכן הוא מאבד את שני הדברים שמחזיקים האקתון רגיל: חדר פיזי משותף שמייצר תחושת אירוע, והנחות משותפות לגבי איך עובדים. ב-BLEE Hackathons אנחנו מתייחסים לשני אלה כאל אתגר תכנוני בפני עצמו, שמתוכנן באותה רצינות שבה מתוכנן האתגר העסקי. בתהליך שהרצנו עבור Snyk השתתפו 1,000 עובדות ועובדים מ-12 מדינות בפורמט מקוון לחלוטין.

בהאקתון באתר אחד הרבה דברים קורים מעצמם. אנשים רואים שאחרים עדיין עובדים ונשארים. מישהו שומע שאלה בשולחן הסמוך ומצטרף. מנחה עובר בחדר וקולט תוך שניות איזה צוות תקוע. כל אלה הם מנגנונים אמיתיים, והם פשוט לא קיימים כשהחדר מפוזר על פני יבשות.

מה שנשאר במקומם הוא מה שתוכנן מראש. זו הסיבה שהאקתון רב-אתרי נכשל או מצליח הרבה לפני יום האירוע.

איך מתכננים האקתון על פני כמה אזורי זמן?

התכנון מתחיל בהחלטה כמה מהתהליך חייב לקרות בו זמנית. ככל שפחות רגעים דורשים נוכחות של כולם יחד, כך התהליך שורד יותר טווחי שעות. בפועל נדרשים בדרך כלל שלושה עוגנים משותפים בלבד: הפתיחה, נקודת ביניים אחת, וההצגה הסופית. כל השאר יכול לרוץ בקצב של כל אתר.

העוגנים האלה הם גם המקום שבו נשברים תהליכים שתוכננו ממדינה אחת. שעה שנראית סבירה לגמרי במטה היא אחת עשרה בלילה עבור חלק מהמשתתפים, ומי שבוחר אותה כמעט תמיד עושה את זה בלי לשים לב. הבדיקה הפשוטה היא לכתוב את לוח הזמנים בשעון המקומי של כל אתר, ולא בשעון אחד עם המרות בסוגריים.

יש כאן גם החלטה על אורך התהליך. האקתון שנמשך יומיים רצופים באתר אחד יכול להימתח על פני שלושה ימים כשהוא רב-אזורי, בלי להוסיף שעות עבודה למשתתף בודד. מה שמתארך זה החלון, לא המאמץ. חלק מהעקרונות האלה חופפים למה שנדרש בהאקתון אונליין ומרחוק.

למה צוותים ממדינות שונות מגיעים עם ציפיות שונות?

מפני שהמילה האקתון מתורגמת אחרת בתרבויות עבודה שונות. יש צוותים שמצפים שתרגיל פתיחה שנראה לא קשור לאתגר הוא בדיוק המקום שממנו יצמח הפתרון, ויש צוותים שמצפים לצלול לעבודה מהדקה הראשונה ורואים בכל דבר אחר בזבוז. שני הצדדים עקביים בתוך ההיגיון שלהם.

צוותים עובדים במקביל בהאקתון הבינלאומי של Intel.

זה הפער שמי שמריץ את האירוע ממקום אחד כמעט תמיד מפספס, מפני שההעדפה שלו נראית לו כמו הדרך הנכונה ולא כמו העדפה. מה שקורה בפועל הוא שחצי מהחדר מקבל תהליך שנבנה בשבילו וחצי מקבל תהליך שהוא לא מזהה, והמסקנה שנרשמת בסוף היא שהאתרים האחרים פשוט לא התחברו.

ההנחה שצריך להחליף היא שיש פורמט אחד שמתאים לכולם. אין. יש בחירה מודעת מה משאירים אחיד ומה מתאימים מקומית, וברגע שהבחירה הזאת נעשית במפורש היא מפסיקה להיות תקלה.

מה משאירים אחיד ומה מתאימים מקומית?

הכלל שאנחנו עובדים לפיו ב-BLEE Hackathons פשוט: אחיד בכל מה שנמדד, מקומי בכל מה שנחווה. האתגר, קריטריוני השיפוט, לוח הזמנים של העוגנים המשותפים והפורמט של התוצר הסופי זהים לכולם. הכל מסביבם יכול להשתנות בין אתר לאתר.

ארבעה דברים כדאי להשאיר אחידים לחלוטין:

1. ניסוח האתגר. אתגר שמנוסח מעט אחרת בשני אתרים מייצר שני האקתונים שאי אפשר להשוות ביניהם. אם נדרשת התאמה מקומית, היא נכנסת לדוגמאות ולהקשר, לא לניסוח עצמו.

2. קריטריוני השיפוט. משתתף שמגלה בגמר שנמדדו אצלו דברים אחרים מאשר באתר אחר מפסיק להאמין לתהליך, וזה קורה בדיוק ברגע שבו הכי חשוב שיאמין לו.

3. הפורמט של ההגשה. אותו אורך, אותו מבנה, אותו סוג תוצר. זה מה שמאפשר לשופטים לשפוט תוכן במקום לשפוט כישרון הצגה.

4. נקודות הביניים המשותפות. הן מה שמייצר את התחושה שכולם באותו אירוע, ולכן דווקא הן אינן ניתנות להתאמה מקומית.

ומה כן מתאימים: שפת ההנחיה, אורך תרגילי הפתיחה, מידת המובנות של השלב הראשון, שעות העבודה בפועל, וזהות המנטורים שמלווים כל אתר. אלה דברים שהתאמה שלהם מוסיפה, ולא פוגעת בהשוואה.

איך גורמים לאלף אנשים בכמה מדינות להרגיש שהם באותו אירוע?

מתחילים שבועות לפני. בתהליך שהרצנו ב-BLEE Hackathons עבור Snyk הרכבת הצוותים רצה שלושה שבועות מראש דרך Slack, כדי שכשיגיע היום עצמו אף אחד לא יבזבז את השעה הראשונה על היכרות. התוצאה הייתה 121 צוותים שנרשמו, 113 ביתנים שהוצגו בתערוכה, 11 שהגיעו לגמר וארבעה שזכו, עם שיעור הרשמה שעבר 90% ומדד מעורבות של 93%.

בשנה שקדמה לאירוע כוח האדם של Snyk גדל ב-100%, והחברה רצתה להכניס פעילות אמיתית לתוך אירוע ה-All Hands שלה. בפורמט כזה כל אתר מגיע כשהוא כבר מכיר את עצמו, ואף מנגנון טבעי לא דוחף אף אחד החוצה מהמעגל שהוא יושב בו ממילא. את היציאה הזאת צריך להנדס, ולוח הזמנים של יומיים לא מספיק כדי לעשות את זה.

טלי ורהפט, Senior Global People Experience Specialist ב-Snyk, סיכמה את זה כך: "אם היינו סקפטיים לפני היום הזה, זה עבד אפילו יותר טוב ממה שציפינו".

מאחורי המספרים האלה עומדת החלטה תכנונית אחת, והיא זו שהכי קשה למכור פנימית: לתת לשאלה מי עובד עם מי את אותו מעמד תכנוני שמקבלת שאלת האתגר הטכנולוגי, ולפתור אותה שבועות לפני, כשעוד אפשר.

מתי האקתון רב-אתרי מצדיק גוף מקצועי ומתי אפשר להריץ לבד?

ארגון שמריץ האקתון בשני אתרים באותה מדינה, באותה שפה ובאותם אזורי זמן, יכול להסתדר בכוחות עצמו וזה בסדר גמור. הצורך בגוף חיצוני עולה כשהאתרים מדברים שפות שונות או יושבים בטווחי שעות שאינם חופפים, מפני שאז נוצרת עבודת תכנון שאין לה בעלים טבעי בתוך הארגון. ב-BLEE Hackathons אנחנו מריצים את התהליך הזה מאז 2016.

הסיבה מעשית ולא עקרונית. מי שמנהל את התהליך מתוך אתר אחד הוא גם משתתף באתר הזה, והוא ישפוט את מה שקורה בשאר האתרים דרך מה שהוא רואה מולו. ארגונים שמריצים רב-אתרי לבד בפעם הראשונה מגלים את זה בדרך כלל בגמר, כשמתברר שאתר אחד הבין את המשימה אחרת. הרחבנו על כך במה קורה כשמפיקים האקתון לבד ובאיך בוחרים חברת האקתונים.

התהליך המלא נמשך בסביבות עשרה שבועות, מתוכם ההאקתון עצמו הוא יומיים. בפורמט רב-אתרי החלק שמתארך הוא דווקא ההכנה, לא האירוע.

שאלות נפוצות

האם האקתון בינלאומי חייב להיות מקוון לחלוטין?

לא. יש שלוש אפשרויות: מקוון מלא, כמה אתרים פיזיים שפועלים במקביל ומתחברים בעוגנים משותפים, ומודל משולב שבו חלק מהמשתתפים באתר וחלק מרחוק. המודל המשולב הוא התובעני מכולם, מפני שמשתתף מרוחק בצוות שרובו יושב יחד בחדר נוטה לצאת מהתהליך. אם בוחרים בו, כדאי להחליט מראש שצוות הוא או כולו פיזי או כולו מרוחק.

באיזו שפה מריצים האקתון רב-לאומי?

בדרך כלל אנגלית לכל החומרים הכתובים, האתגר וההגשות, עם אפשרות למנטורינג ולעבודה פנימית בשפה המקומית של כל צוות. ההפרדה הזאת חשובה: כשמכריחים צוות לחשוב בשפה שאינה שפת האם שלו, נפגעת איכות הרעיון עצמו, והניסוח הוא רק מה שרואים.

כמה זמן מראש צריך להתחיל לתכנן האקתון רב-אתרי?

בסביבות שלושה חודשים. התהליך המלא נמשך כעשרה שבועות, ובפורמט רב-אתרי נוספת לו עבודת תיאום מול בעלי עניין בכל אתר. השלב שהכי מפתה לקצר הוא הרכבת הצוותים מראש, והוא בדיוק השלב שבלעדיו הפורמט הזה לא עובד.

איך מודדים הצלחה של האקתון בינלאומי?

באותם מדדים של האקתון רגיל, בתוספת פילוח לפי אתר. שיעור הרשמה, שיעור מעורבות, מספר הצוותים שהגיעו לגמר ומספר הפרויקטים שאושרו להמשך, כשכל אחד מהם נקרא גם ברמת האתר. פער גדול בין אתרים מתפרש בדרך כלל כהבדל תרבותי, ולרוב הוא פשוט סימן שהתכנון התאים לאתר אחד.

האם אפשר להריץ האקתון היברידי עם כמה אתרים פיזיים?

כן, וזה פורמט נפוץ בארגונים גלובליים. התנאי המעשי הוא שלכל אתר יהיה מנחה שאחראי עליו בפועל. אתר שמקבל רק מסך שמשדר את מה שקורה במטה הופך לקהל.

האם צוות יכול להיות מפוזר בין מדינות, או שכל צוות באתר אחד?

שניהם עובדים, ולכל אחד מחיר. צוות חוצה מדינות מייצר בדיוק את החיכוך שההאקתון קיים בשבילו, ודורש יותר תכנון של שעות עבודה משותפות. צוות באתר אחד עובד חלק יותר ומגיע לרוב לפתרון שכבר היה מוכר באתר הזה.

רוצים לבחון האקתון שחוצה כמה אתרים?

ב-BLEE Hackathons אנחנו מתכננים ומריצים תהליכי האקתון מאז 2016, עבור ארגונים גלובליים, תעשייתיים וגופים ציבוריים, בהם בנק ישראל, אסם נסטלה, התעשייה האווירית, איכילוב, ISCAR ו-MSD. ההאקתון הוא השיטה שבה אנחנו מעלים מתוך הארגון את הידע האסטרטגי שכבר נמצא אצל העובדים והופכים אותו לתוכניות עבודה מדידות.

אם אתם בוחנים האקתון שנוגע בכמה אתרים או מדינות, בואו נדבר. נשמח לשמוע איך הארגון שלכם בנוי ולומר בכנות איזה פורמט מתאים לו. בינתיים אפשר להמשיך למדריך לארגון האקתון או לעיין במדריך להאקתון המלא.