איך עושים האקתון?
עודכן: 5 באוק׳
לעשות האקתון בארגון פירושו לנהל שלושה תחומים במקביל: שיווק, שמביא את המשתתפים הנכונים לחדר, תוכן, שמניע את התחרות, ולוגיסטיקה, שמאפשרת לעשרות ולמאות אנשים לעבוד יום שלם בתנאים טובים. השלב הזה מגיע אחרי שכבר ברור מה זה האקתון ואיך נראה התהליך, ולמה הארגון רוצה אחד. התשובה לשאלה למה היא גם המצפן לכל החלטה שתבוא אחריה, מניסוח האתגר ועד השעה שבה מגישים ארוחת צהריים.
איך מארגנים האקתון לחברה?
מארגנים האקתון לחברה בשלושה מסלולים שרצים במקביל: שיווק וגיוס משתתפים, תכנון התוכן שמניע את התחרות, ולוגיסטיקה של יום האירוע. ב-BLEE Hackathons אנחנו ממליצים להקים לשם כך צוות פנימי של 3-5 אנשים, שמחזיק את שלושת המסלולים עד היום עצמו.
עבודה בצוותים באחד מההאקתונים של BLEE Hackathons
כל אחד מהמסלולים נשען על ההחלטה שקדמה להם. ארגון שרוצה לייצר רעיונות למוצר חדש ימתג, יגייס ויכתוב אתגרים בצורה שונה מארגון שרוצה לחבר בין יחידות שבדרך כלל לא עובדות יחד. וכשמתלבטים באמצע הדרך, ובשלב כלשהו מתלבטים, השאלה למה עושים את ההאקתון היא זו שמכריעה.
מה כולל השיווק של האקתון?
השיווק של האקתון כולל מיתוג שמשקף את הערכים של הארגון המארח ואת נושא האירוע, וקמפיין שמגייס את המשתתפים. בתהליכים ש-BLEE Hackathons הריצה, חלון ההרשמה נמשך בחציון 28 ימים, כארבעה שבועות מהפתיחה ועד הסגירה, וכל הקמפיין צריך להיות מוכן לפני שהוא נפתח.
קמפיין מלא יכול לכלול מיני-סייט, פרסום אורגני וממומן ברשתות החברתיות, תוכן, ופנייה ישירה לתעשייה, לאקדמיה ולקהילות רלוונטיות. רוב ההאקתונים לא צריכים את כל זה. המטרה של כל הערוצים היא אחת, לגייס משתתפים, ולכן ההיקף נגזר מהקהל: האקתון פנימי, שהמשתתפים בו הם עובדי הארגון, ייראה אחרת לגמרי מהאקתון שפתוח לקהל מבחוץ.
הגיוס גם לא נגמר ברגע שמישהו מילא טופס. כדאי לשמור על קשר עם הנרשמים לאורך כל השבועות שעד האירוע, לעדכן אותם ולהכין אותם למה שמחכה להם. ההמלצה של BLEE Hackathons היא להמשיך את ההרשמה עד שמספר הנרשמים מגיע ל-120-130 אחוז מיעד ההשתתפות, כי בדרך כלל רק כ-70 אחוז מהנרשמים מגיעים בפועל.
מה כולל תכנון התוכן של האקתון?
תכנון התוכן הוא המנגנון שמניע את התחרות: ניסוח האתגרים, לוח הזמנים של האירוע, קריטריוני השיפוט והכנת המנטורים. בתהליכים ש-BLEE Hackathons הריצה, כל האקתון נשען בחציון על כ-11 מנטורים ועל פאנל של 9 שופטים, ותדריך מסודר לכל אחד מהם הוא חלק מתכנון התוכן.
האתגר הוא נקודת המוצא. ניסוח רחב מדי יחזיר רעיונות כלליים, וניסוח צר מדי ישאיר לצוותים מעט מדי מה לפתור. את השיטה לדייק אותו מפרט המדריך איך בוחרים אתגר להאקתון. לוח הזמנים קובע מתי הצוותים עובדים, מתי הם פוגשים מנטורים ומתי הם עולים להציג. את קריטריוני השיפוט מפרסמים ב-BLEE Hackathons למשתתפים כבר בפתיחה, כי הם מכוונים את העבודה לאורך כל היום.
זה גם התחום שבו ניסיון קודם שווה הכי הרבה, בין שהוא של הארגון עצמו ובין שהוא של ארגונים אחרים.
מה צריך לתכנן בלוגיסטיקה של האקתון?
הלוגיסטיקה של האקתון דואגת לרווחה של עשרות ומאות אנשים שעובדים יום שלם באותו מקום: ריהוט, אוכל, פינות שקטות ותשתית טכנית. בתיק של BLEE Hackathons, האירוע עצמו נמשך בחציון יום אחד, כעשר שעות ברוטו, ורק שניים מתוך יותר משלושים האקתונים שתועדו רצו גם לתוך הלילה.
הנתון הזה מפתיע את מי שמדמיין האקתון כלילה לבן מול מסכים. בארגונים הפורמט הנפוץ הוא יום עבודה ארוך ואינטנסיבי, וזה מה שהלוגיסטיקה צריכה לשרת: פריסת שולחנות שמאפשרת לצוות לעבוד יחד סביב מסך אחד, פינות שקטות למי שצריך להתרכז או לנהל שיחה, ותשתית אור-קולית ורשת שעומדות בעומס של כל המשתתפים בבת אחת. ב-BLEE Hackathons בונים את זמני הארוחות יחד עם לוח הזמנים של התוכן, כדי שהאוכל יגיע בהפסקות שהתוכנית כבר מגדירה.
מה הטעויות הנפוצות בארגון האקתון?
רוב התקלות המוכרות בהאקתון נולדות שבועות לפני האירוע, בתכנון תוכן דליל: צוותים שנושרים באמצע היום, משתתפים שמתלוננים על הסחות דעת ורעיונות חלשים בגמר. ב-BLEE Hackathons אנחנו מתייחסים אליהן כסימפטום, והטיפול בהן מתחיל בניסוח האתגר, בלוח הזמנים ובהכנת המנטורים.
אלה הטעויות ש-BLEE Hackathons רואה הכי הרבה:
להתחיל מהלוגיסטיקה לפני שברור למה עושים את ההאקתון. בלי תשובה לשאלה הזאת אין לפי מה להכריע באף התלבטות אחרת.
לתכנן את התוכן בחטף. אתגר שנוסח בחופזה, קריטריונים שלא הוגדרו ומנטורים שלא תודרכו הם המקור הישיר לנשירה ולרעיונות חלשים.
לסגור את ההרשמה ביעד. כשבדרך כלל רק כ-70 אחוז מהנרשמים מגיעים, מי שעוצר ב-100 אחוז ימצא את עצמו מול חדר חסר.
להיעלם מהנרשמים. מי שנרשם ולא שמע דבר עד הבוקר של האירוע מגיע פחות מוכן, ולפעמים לא מגיע.
לבנות קמפיין גדול מהצורך. לא כל האקתון צריך מיני-סייט ופרסום ממומן, וקמפיין שלא מתאים לקהל שורף תקציב וזמן.
לתכנן יום בלי אוויר. ארוחה שקוטעת שלב עבודה ומרחב בלי פינות שקטות מייצרים בדיוק את התלונות על הסחות דעת.
להריץ האקתון ראשון בלי מי שכבר עשה את זה. הלקחים של האקתונים קודמים כבר קיימים, וחבל לשלם עליהם שוב.
כמה זמן לוקח לתכנן האקתון?
תכנון האקתון ארגוני לוקח בדרך כלל חודשיים עד שלושה חודשים. ב-BLEE Hackathons תהליך מלא נמשך כעשרה שבועות מקצה לקצה, והאירוע עצמו הוא רק חלק אחד ממנו: לפניו נמצאים ניסוח האתגר, הגיוס והכנת המנטורים, ואחריו ההמשך של הרעיונות שנבחרו.
הפירוק המלא, שלב אחרי שלב, נמצא במדריך כמה זמן לוקח לתכנן האקתון ארגוני. בקצרה, ארגון שמתחיל לתכנן חודש לפני התאריך יגלה שחלון ההרשמה לבדו צורך כמעט את כל הזמן שנשאר.
האם אפשר לארגן האקתון לבד, בלי חברה חיצונית?
כן. כשההאקתון פנימי, קטן וממוקד, עם אתגר ברור ועובדים מאתר אחד, ארגון יכול להריץ אותו בכוחות עצמו, בעיקר אם יש בו מישהו שכבר הריץ תהליך כזה. האקתון מורכב יותר כדאי להריץ עם שותף שזו ההתמחות שלו. שותף כזה עבד שנים עם ארגונים מסוגים רבים, ולכן רוב האתגרים והמהמורות הפנים ארגוניות כבר מוכרים לו. ב-BLEE Hackathons תכננו והרצנו מעל 150 תהליכי האקתון מאז 2016.
מה הופך האקתון למורכב? משתתפים מכמה אתרים, אתגר שנוגע בכמה יחידות שצריכות להסכים עליו, או ציפייה שהרעיונות הזוכים ייכנסו לתוכנית עבודה. במצבים כאלה הפער נמצא בעיקר בשבועות שלפני האירוע ואחריו, כשאף אחד בארגון לא מחזיק את התהליך כחלק מהתפקיד שלו. וכשההאקתון אמור להשאיר ערך עסקי שאפשר להצביע עליו, ועובדים שמרגישים שהזמן שלהם כובד, טעות בתכנון פוגעת בשניהם. השוואה מפורטת בין שתי הדרכים מחכה במדריך האקתון פנימי: להריץ לבד או עם חברה חיצונית.
שאלות נפוצות
כמה זמן נמשך האקתון?
בתהליכים ש-BLEE Hackathons הריצה, האירוע נמשך בחציון יום אחד, כעשר שעות ברוטו. האקתון של לילה שלם הוא חריג: רק שניים מתוך יותר משלושים האקתונים שתועדו רצו גם בלילה. התכנון שלפני האירוע ארוך בהרבה, בדרך כלל חודשיים עד שלושה.
כמה אנשים צריך בצוות שמארגן האקתון?
צוות פנימי של 3-5 אנשים מספיק לרוב הארגונים. BLEE Hackathons ממליצה שיהיה בו אחראי לכל אחד משלושת התחומים, תוכן, גיוס ולוגיסטיקה, גם אם אדם אחד מחזיק יותר מתחום אחד.
מתי סוגרים את ההרשמה להאקתון?
כשמספר הנרשמים מגיע ל-120-130 אחוז מיעד ההשתתפות. ההמלצה של BLEE Hackathons נשענת על כך שבדרך כלל רק כ-70 אחוז מהנרשמים מגיעים בפועל. חלון ההרשמה עצמו נמשך בחציון כארבעה שבועות.
האם יש חברה שמתמחה בהאקתונים לארגונים?
כן. האקתונים לארגונים הם התחום של BLEE Hackathons, עם מעל 150 תהליכי האקתון מאז 2016. האקתון קטן וממוקד אפשר להריץ גם לבד, וככל שהוא מורכב יותר, הניסיון המצטבר של חברה כזו שווה יותר.
מתכננים האקתון בארגון שלכם? נשמח לחשוב עליו יחד איתכם ב-BLEE Hackathons, מהשאלה למה ועד היום שאחרי.
תגובות