כל ארגון מבין עשרות הארגונים שעבדו איתם עד היום, מחזיק בידיו ארגז כלים רחב לניהול תהליכי שינוי. תהליך האקתון הוא כלי המתווסף לארגז זה ויכול לשרת את הארגון למטרות שונות. לרוב, ההאקתון איננו כלי העומד כיחידה נפרדת, אלא מגיע לאחר תהליך חדשנות אותו אנחנו מובילים, בעומק ובמבנה המותאמים אישית לכל ארגון. במאמר זה מוצגים 3 מקרי מבחן של תהליכי חדשנות שהובלנו, ב-3 ארגונים מתעשיות שונות לחלוטין. בין אם מדובר ברתימת עובדים לשינוי אסטרטגי, בניווט נכון של צמיחה ארגונית או בהיערכות לשינוי רגולטורי, בכל אחד מהתהליכים הללו אירוע השיא היה ההאקתון, והערך המוסף החשוב לא פחות - הטמעה של הרעיונות.
אסם נסטלה: פחות סוכר, יותר אנרגיה
ענקיות המזון בישראל ניצבו בפני הצורך להשתנות במהירות ולהתאים עצמן לרפורמת סימון המזון (אותן מדבקות אדומות, המתריעות מפני רמות גבוהות של סוכר, שומן רווי ונתרן). באסם-נסטלה נערכו לרפורמה במספר מישורים, אולם התהייה הגדולה מכולן הייתה כיצד לבחור את טובי הרעיונות מבין אינספור ההצעות והאפשרויות לפיתוח מוצרים חדשים? כיצד לנהל תהליך מובנה אשר יאיץ את הפיתוח של הרעיונות הנכונים ביותר לארגון? לב התהליך אותו הובלנו היה תחקיר עומק פנים אירגוני שהוביל לאיפיון האתגרים שהוצבו. במסגרתו זיקקנו צרכים שעלו בורטיקלים שונים בארגון לכדי אתגרים מוגדרים. האתגרים שהתקבלו טויבו לפי צרכי הארגון, והתייחסו הן להיבטי תפעול-ייצור והן להיבטים עסקיים-שיווקיים. בתוך 12 שעות, פותחו עשרות רעיונות לכדי מיזמים בעלי היתכנות, והוצגו על ידי עובדי החברה בפני ההנהלה הבכירה. אנחנו היינו שם על מנת להבנות ולהנחות את התהליך מראשיתו ועד סופו.
מכבי שירותי בריאות: להגיע הכי גבוה - ולהגביר
בסמוך לכניסתה לתפקיד כראש מערך האיכות וההערכה בחטיבת הבריאות של קופת חולים מכבי, פנתה אלינו ד"ר ענת עקה זוהר על מנת לקיים האקתון פנים-ארגוני. כארגון תחרותי המייעל עצמו לאורך שנים, קריטריוני המדידה הקיימים בו פוצחו ומוצו. הקופה שמה לה למטרה לעבור למדידה מהותית של איכות שירותיה, מה שהציב בפני ד"ר עקה זוהר אתגר כפול: השינוי המתואר דרש מצד אחד תכנון מדויק של אופן המדידה החדשה, ומהצד השני רתימה של עובדי הארגון לשינוי, שכלל כמובן חוסר ודאות רבה. בתוך 24 שעות של מאמץ מרוכז, השגנו בהאקתון את האפקט הכפול אותו תכננו בקפדנות: קבוצות מולטי דיסיפלינריות מכלל עובדי הארגון יצרו הצעות לדשבורדים מדויקים, המאפשרים מדידה חדשנית ומהותית ולמעלה מכך - השיתוף הכלל ארגוני היה אבן דרך משמעותית בפירוק החשדנות וההתנגדות הטבעית שהצטברה לנוכח השינוי המסתמן.
אלטשולר שחם: צמיחה מהירה, חדשנות מהירה עוד יותר
גם רגעי צמיחה הם צמתי שינוי עבור גופים רבים, ואופן הניהול שלהם משמעותי ביותר על מנת לנווט את השינוי באופן מובנה ומותאם. בית ההשקעות אלטשולר שחם חווה צמיחה מהירה לאור התוצאות החיוביות שהציג. כדי לנהל את המהלך, הוקמה בארגון מחלקת חדשנות חדשה, ולפתחה עמדו מגוון אתגרים לפיצוח. בתהליך שכלל ראיונות עומק עם כלל סמנכ"לי החברה וישיבה משותפת עם צוות ההנהלה ויועציו, תיעדפנו ארבעה אתגרים נבחרים לטיפול באמצעות האקתון. על מנת לרתום את הארגון כולו, ללא אבחנה בין דרגים שונים, ובין החברות הבנות, הורכב תמהיל של אתגרים פנים ארגוניים ואתגרים פוני לקוח, חלקם טכנולוגיים וחלקם לאו. הרעיונות שפותחו לטובת ההאקתון נבחרו באופן אישי על ידי המנכ"ל ואפשרו לכל עובד.ת בארגון דלת פתוחה להיוועצות במהלך ההכנות. בהאקתון של 24 שעות, עובדו 12 הרעיונות הנבחרים לכדי תכניות מפורטות שהוצגו בפני החברה כולה! אנחנו תמיד גאים לספר על רעיונות שהוטמעו בעקבות האקתונים, אולם במקרה של אלטשולר-שחם, זהו רק חלק מליבת התוצרים. התהליך יצר קונסולידציה בין השכבות השונות והגופים השונים בארגון, וסחף את כלל העובדים לאווירה של תרבות חדשה, המקדמת חדשנות ויזמות.
ניהול שינויים מחייב שיתוף פעולה
שינוי, בין אם הוא פנימי יזום או חיצוני וכפוי, מחייב שינוי בדפוסי חשיבה ושיתוף פעולה נרחב בארגון. תהליך האקתון, כפי שהצגנו במאמר, מסייע ברתימת השינוי לצורך פיתוח חשיבה חדשנית, שבירת סילואים, realignment ועדכון תוכניות עבודה.