אם כבר ברור לכם מהו האקתון ולמה אתם רוצים לעשות אותו, אפשר לגשת לשלב הביצוע. כשאתם מתכננים את ההאקתון שלכם, תמיד זכרו את ה-למה. תנו למטרת ההאקתון להנחות אתכם. האקתונים אפשר ליישם בכל מיני דרכים, וחשוב שהדרך בה תבחרו תהיה הטובה ביותר עבורכם.
ישנם 3 היבטים לארגון של האקתון: שיווק, תוכן ולוגיסטיקה.
נפרט אותם כאן:
1. שיווק
שיווק ההאקתון מתחיל ביצירה של מיתוג מתאים, אשר מדגיש את הערכים של החברה המארחת ואת נושא האירוע. מכאן מתחיל קמפיין גיוס משתתפים רב זרועי שכולל בניית מיניסייט, שיווק אורגני וממומן ברשתות חברתיות, פרסום תוכן בערוצים שונים, ופניה לגורמים שונים בתעשיה, באקדמיה ובקהילה הרלוונטית.
לא כל האקתון יזדקק לכל השיטות הללו. זה מאוד תלוי בכמות ובאופי המשתתפים הרצוי. לדוגמה, אירוע שמתמקד בסטארטאפים לא בהכרח יצטרך שיווק ברשתות חברתיות; אם את ההאקתון מארגן גוף שיש לו קהילה חזקה, כנראה שעיקר העברת המסר יהיה שם.
מטרת השיווק המרכזית היא גיוס של משתתפים. כדאי להיות בקשר עם האנשים שנרשמו, לבדוק מי רלוונטי, מי עוד זקוק לשיבוץ בקבוצה וכן הלאה. אנחנו ממליצים להמשיך את ההרשמה עד ל-120-130% מיעד ההשתתפות שקבעתם.
2. תוכן
תוכן של האקתון הוא למעשה המנגנון שמגיע את התחרות: ניסוח האתגר; תכנון לוח הזמנים; הקריטריונים לשיפוט; הכנה של מנטורים; ולמעשה כל היבט אחר שמשפיע על התנהלות המשתתפים בתוך האירוע. האקתון הוא אירוע שיש לו כיוון ברור, מהפתיחה ועד הגמר, והתוכן הוא זה שמכתיב את הקצב ואת הדיוק במעבר בין שתי הנקודות הללו.
תכנון קפדני של תוכן הוא קריטי להצלחה של האקתון. רוב המחלות הידועות של האקתונים - פרישה של צוותים, תלונות על הסחות דעת מוגזמות, רעיונות לא טובים - נובעות מתכנון תוכן חסר. בעת תכנון ההאקתון רצוי להסתמך על האקתונים קודמים, תוך הפקת לקחים ממה שהיה חסר ומה שניתן לשפר. אם זה ההאקתון הראשון שלכם, כדאי להתיעץ במי שכבר ארגן כמה בעבר.
3. לוגיסטיקה
באספקט הלוגיסטי של ארגון האקתון צריך לקחת בחשבון שמדובר באירוע הרבה, הרבה יותר ארוך ורצוף מאירוע רגיל. בדרך כלל אירוע האקתון נמשך בערך 30 שעות, וכולל דאגה לרווחה של כמה עשרות או מאות אנשים שבאים לעבוד. לא לצפות בהרצאות בכנס - לעבוד.
התוכנית הלוגיסטית צריכה ללכת יד ביד עם התוכן ולתמוך בצרכים היחודיים של האקתון. צרכים כאלו כוללים, לדוגמה, ריהוט נוח לעבודה ממושכת; אוכל בכמות הנכונה ובזמנים הנכונים, וגם ביניהם; פינות מנוחה מבודדות; תשתית מתאימה של טכנולוגיה וציוד אורקולי; ועוד.
לסיכום
קחו בחשבון סדר גודל של 2-3 חודשים לתכנון ההאקתון - לא כדאי להקצות פרק זמן ארוך או קצר יותר מזה. אתם תזדקקו לצוות פנימי של 3-5 אנשים שיסייע בריכוז וארגון ההיבטים השונים של האירוע. והכי חשוב, מאוד מומלץ להתיעץ עם מי שכבר עשה את זה בהצלחה בעבר. ארגון של האקתון הוא קצת כמו האקתון בפני עצמו, ומאוד חשוב גם ליהנות מהדרך!